บัญชี ภาษี และเงินเดือน สำหรับนิติบุคคลไทยและชาวต่างชาติ — รายงานภาษี IHQ / ITC / IBC (International Business Center) — 3%/5%/8% CIT

ควรส่งมอบสมุดบัญชี งบทดลองล่าสุด รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้ ทะเบียนทรัพย์สิน แบบภาษีที่ยื่นแล้ว และรหัสเข้าระบบยื่นภาษี พร้อมทำบันทึกส่งมอบเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อกำหนดความรับผิดชอบให้ชัดเจน

เริ่มจากแจ้งวัตถุประสงค์การใช้งานและกำหนดเวลาที่ต้องใช้จริง จากนั้นเราตรวจใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และรายการเดินบัญชีธนาคารว่าครบและสอดคล้องกันหรือไม่ ก่อนวางลำดับขั้นตอนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรให้เห็นภาพทั้งเส้นทางตั้งแต่ต้นจนจบ

ชุดพื้นฐานคือใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และรายการเดินบัญชีธนาคาร หากมีเงื่อนไขเฉพาะของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร เราจะแจ้งรายการเพิ่มเติมให้ก่อนเริ่มงาน เพื่อไม่ให้ต้องย้อนกลับมาขอเอกสารกลางทางซึ่งทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น

เวลาแบ่งเป็นส่วนที่เราควบคุมได้คือการจัดเตรียมและตรวจทาน กับส่วนที่ขึ้นกับคิวของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร ซึ่งเปลี่ยนตามช่วงเวลา เราจึงแจ้งกรอบเวลาตามความเป็นจริง ณ วันรับงาน และไม่รับปากเกินกว่าที่หน่วยงานกำหนด

ที่พบบ่อยคือข้อมูลในเอกสารต่างฉบับไม่ตรงกัน เช่น การสะกดชื่อ วันที่ หรือเลขอ้างอิง ทำให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรขอให้แก้ไขและเริ่มนับคิวใหม่ การตรวจความสอดคล้องตั้งแต่ต้นจึงช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้มากที่สุด

ประเมินจากปริมาณงาน ความซับซ้อนของบัญชี จำนวนหน่วยงานที่ต้องผ่าน และความเร่งด่วน อีกทั้งค่าธรรมเนียมราชการเป็นไปตามอัตราที่หน่วยงานประกาศ เราจึงแจ้งเป็นรายกรณีหลังดูเอกสารจริง ทีมงานพร้อมประเมินเป็นรายกรณีทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

ได้ โดยส่งภาพเอกสารให้ตรวจล่วงหน้า แล้วจัดส่งฉบับจริงตามที่จำเป็น ขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดให้เจ้าตัวต้องมาเองเท่านั้นที่ต้องนัดหมาย ส่วนที่เหลือประสานงานทางไกลได้ตลอดกระบวนการ

หลัก ๆ คือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร และในบางกรณีอาจมีหน่วยงานปลายทางที่ขอการรับรองเพิ่มอีกชั้น เราจะยืนยันเงื่อนไขของผู้รับเอกสารก่อน แล้วจึงกำหนดลำดับการยื่นให้ตรงกับที่ปลายทางต้องการจริง

ขอเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้พิจารณาก่อนเสมอ แล้วแก้ตรงประเด็นที่ระบุ ไม่ยื่นซ้ำด้วยชุดเดิม เพราะการยื่นซ้ำโดยไม่แก้เหตุมักถูกปฏิเสธอีกและทำให้เสียรอบเวลาโดยเปล่าประโยชน์

เราจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง ใช้เอกสารเท่าที่จำเป็นต่อการยื่น และคืนหรือทำลายสำเนาส่วนเกินเมื่อจบงาน ผู้ใช้บริการควรหลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลอ่อนไหวผ่านช่องทางสาธารณะเช่นกัน

ควรเผื่อมากกว่าที่คิด เพราะมีหลายช่วงเวลาซ้อนกัน ทั้งการเตรียมเอกสาร คิวของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร และเวลาจัดส่ง การเริ่มกระชั้นทำให้ต้องเร่งขั้นตอนสุดท้ายซึ่งเป็นส่วนที่ควบคุมไม่ได้

ขึ้นกับภาษาและข้อกำหนดของผู้รับเอกสาร หากปลายทางไม่ใช้ภาษาไทยมักต้องมีคำแปลที่ผ่านการรับรอง และบางกรณีต้องผ่านนิติกรณ์หรือสถานทูตอีกชั้น เราตรวจเงื่อนไขนี้ให้ตั้งแต่ต้นเพื่อไม่ให้ทำงานซ้ำ

เรากำหนดจุดรายงานตามหมุดหมายของงาน เช่น วันยื่น วันที่หน่วยงานรับเรื่อง และวันที่ผลออก พร้อมแจ้งทันทีเมื่อมีการขอเอกสารเพิ่ม เพื่อให้ผู้ใช้บริการวางแผนขั้นถัดไปได้โดยไม่ต้องคอยสอบถามเอง

หน้าที่จัดทำบัญชีเริ่มนับตั้งแต่วันที่นายทะเบียนรับจดทะเบียนนิติบุคคล ไม่ใช่วันที่เริ่มมีรายได้ แม้ยังไม่มีรายการค้าก็ต้องปิดงบและนำส่งงบการเงินประจำปี มิฉะนั้นมีความผิดตามพระราชบัญญัติการบัญชี

ต้องมี ผู้ทำบัญชีของนิติบุคคลต้องมีคุณสมบัติและขึ้นทะเบียนตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด และต้องแจ้งชื่อผู้ทำบัญชีในระบบ e-Accountant ผู้ประกอบการจะทำบัญชีเองโดยไม่มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติไม่ได้

ใบกำกับภาษีซื้อ-ขาย ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่าย สเตทเมนต์ธนาคารทุกบัญชีของกิจการ เอกสารเงินเดือน และสัญญาที่มีผลผูกพัน ยิ่งส่งครบและตรงเวลา ยิ่งลดความเสี่ยงยื่นแบบล่าช้าและเบี้ยปรับ

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี และในบางกรณีอธิบดีอาจกำหนดให้เก็บนานขึ้น เอกสารด้านภาษีควรเก็บให้สอดคล้องกับอายุความประเมินของกรมสรรพากรด้วย

ได้ หากระบบสามารถจัดทำรายงานตามที่กฎหมายกำหนดและพิมพ์ออกมาตรวจสอบได้ ทั้งนี้ต้องคงความครบถ้วนของเอกสารต้นฉบับที่ใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

โดยหลัก บริษัทจำกัดต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบภายใน 4 เดือนนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี และนำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในกำหนดหลังการประชุม กำหนดวันที่แน่นอนควรตรวจสอบกับประกาศปีนั้น เพราะมีการขยาย/ปรับช่องทางยื่นอิเล็กทรอนิกส์เป็นระยะ

มีค่าปรับทั้งในส่วนของนิติบุคคลและกรรมการ และประวัติการยื่นล่าช้ามีผลต่อความน่าเชื่อถือเวลาขอสินเชื่อหรือเข้าประมูลงาน หากล่าช้าแล้วควรรีบยื่นเพื่อหยุดการสะสมค่าปรับ