ทำบัญชีและปิดงบ ต้องเตรียมอะไร ยื่น DBD เมื่อไร?

ขอบเขตงานที่รับดำเนินการ

• สำรวจชุดบัญชีเดิม รอบบัญชี ประเภทธุรกิจ และรายการค้างก่อนตกลงรับงาน
• บันทึกรายการตามเอกสารต้นทาง พร้อมจัดรายการที่ต้องขอหลักฐานเพิ่ม
• กระทบยอดธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และบัญชีที่มีรายการเคลื่อนไหว
• จัดทำตารางสินทรัพย์ สินค้าคงเหลือ และรายการปรับปรุงปลายงวดตามธุรกิจ
• จัดทำงบการเงินตามมาตรฐานที่ใช้กับกิจการนั้น โดยประเมินว่าต้องใช้ TFRS หรือ TFRS for NPAEs
• เตรียมตารางประกอบและประสานข้อซักถามกับผู้สอบบัญชีอิสระ
• ระบุแยกในข้อตกลงว่างานครอบคลุมการนำส่ง DBD หรือยื่นภาษีด้วยหรือไม่

งานที่สำนักงานไม่รับ

• สำนักงานไม่ออกความเห็นสอบบัญชีแทนผู้สอบบัญชีอิสระ
• ไม่สร้างใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือรายการย้อนหลังที่ไม่มีธุรกรรมจริง
• ไม่รับรองว่าทุกรายจ่ายหักภาษีได้หรือทุกงบจะได้รับความเห็นแบบไม่มีเงื่อนไข
• ไม่รับงานระบบซับซ้อนโดยยังไม่ได้สำรวจความสามารถและขอบเขตงาน

เอกสารที่ควรเตรียม

• หนังสือรับรองนิติบุคคล ข้อมูลผู้มีอำนาจ และวันสิ้นรอบบัญชี
• งบทดลอง บัญชีแยกประเภท งบปีก่อน และรายงานผู้สอบบัญชีเดิม ถ้ามี
• รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชี พร้อมเอกสารรับและจ่ายที่เชื่อมกับแต่ละรายการ
• ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบส่งของ สัญญา และหลักฐานนำเข้าหรือส่งออกที่เกี่ยวข้อง
• รายการลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ สินทรัพย์ และภาระหนี้ ณ วันปิดบัญชี
• รายการเงินเดือน แบบภาษีและใบรับการยื่นงวดก่อน เพื่อกระทบยอดกับบัญชี
• รายการเอกสารที่ขาดหรือรายการที่มีข้อโต้แย้ง แจ้งข้อจำกัดตั้งแต่ต้น

ขั้นตอนการทำงาน

1. 1.ประเมินบัญชีและวันสำคัญ

   ตรวจประเภทนิติบุคคล รอบบัญชี วันประชุมที่วางไว้ และข้อจำกัดของบัญชีเดิม แล้วแบ่งงานบันทึก ปิดงบ สอบบัญชี และนำส่งให้ชัด

2. 2.รับเอกสารและตรวจยอดเปิด

   เทียบยอดยกมากับงบและบัญชีเดิม จัดรายการขาดให้ลูกค้าตรวจ ไม่ใช้ยอดปรับสมมติเพียงเพื่อให้บัญชีสมดุล

3. 3.บันทึกและกระทบยอด

   เชื่อมรายการกับหลักฐาน แยกรายการคลุมเครือเพื่อตรวจข้อเท็จจริง และกระทบยอดธนาคารกับบัญชี

4. 4.ปิดงบและเตรียมการตรวจสอบ

   จัดทำตารางประกอบและรายการปรับปรุงตามมาตรฐานที่ใช้ ส่งให้ผู้สอบบัญชีประเมินหลักฐานและให้ความเห็นอย่างอิสระ

5. 5.อนุมัติ นำส่ง และเก็บใบรับ

   ผู้มีหน้าที่ดำเนินการตามขั้นตอนอนุมัติงบ จากนั้นผู้รับมอบหมายยื่นตามกำหนด เก็บใบรับและตรวจสถานะ งานยื่นภาษีต้องตรวจแยกอีกครั้ง

กำหนดเวลาตามกฎหมาย

• บริษัทจำกัด: เสนองบที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและแสดงความเห็นแล้วให้ที่ประชุมใหญ่อนุมัติภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี (ป.พ.พ. มาตรา 1197 ตามคู่มือ DBD)
• บริษัทจำกัด: นำส่งงบต่อ DBD ภายใน 1 เดือนนับแต่วันอนุมัติในที่ประชุมใหญ่ (พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 11) ประชุมเร็วก็กำหนดยื่นเร็วขึ้น
• ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน นิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในไทย และกิจการร่วมค้า: กำหนดนำส่งงบภายใน 5 เดือนนับแต่วันปิดบัญชีตามมาตรา 11 ไม่ควรนำมาปะปนกับบริษัทจำกัด
• การนำส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นและแบบภาษีมีข้อกำหนดแยกต่างหาก ตรวจประกาศ วันหยุด และสถานะนิติบุคคลกับหน่วยงานก่อนกำหนดวันดำเนินการ

ข้อควรระวังก่อนตัดสินใจ

• กรรมการหรือผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียังต้องจัดให้มีข้อมูลและเอกสารครบ การจ้างสำนักงานบัญชีไม่โอนความรับผิดชอบทั้งหมด
• เงินเข้าออกบัญชีไม่ได้บอกเสมอว่าเป็นรายได้หรือรายจ่าย ต้องตรวจสัญญาและลักษณะรายการ เช่น เงินกู้หรือเงินทดรอง
• บริษัทไม่มีรายได้อาจยังมีค่าใช้จ่าย หนี้สิน และหน้าที่จัดทำงบจนกว่าจะดำเนินการตามกฎหมายครบ
• แยกค่าใช้จ่ายทางบัญชีออกจากรายจ่ายที่หักภาษีได้ และเก็บเหตุผลของรายการปรับปรุง
• หากตรวจพบงบหรือแบบเดิมผิด ให้ประเมินขั้นตอนแก้ไขกับผู้รับผิดชอบและหน่วยงาน ไม่เปลี่ยนไฟล์ย้อนหลังโดยไม่เก็บร่องรอย

คำถามที่พบบ่อย