Notary Public กับการรับรองเอกสารที่สถานทูต: ต่างกันอย่างไร และคุณต้องใช้แบบไหน
ตรวจทานล่าสุด: · ผู้ตรวจ: นายปฏิภาณ ทนายความผู้ได้รับอนุญาตให้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) — ดูใบอนุญาต
สองขั้นตอนนี้ไม่ได้แทนกัน แต่มักต่อกันเป็นลำดับ ทนาย Notary Public รับรองว่า 'ใครลงลายมือชื่อ' หรือ 'สำเนาตรงกับต้นฉบับ' ส่วนสถานทูตหรือกงสุลรับรองว่า 'ลายมือชื่อหรือตราของเจ้าหน้าที่ก่อนหน้าเป็นของจริง' เพื่อให้เอกสารใช้ได้ในประเทศของสถานทูตนั้น หลายกรณีต้องผ่านกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ก่อนถึงสถานทูต หน้านี้ช่วยให้คุณเห็นว่าแต่ละขั้นทำอะไร และถามหน่วยงานปลายทางด้วยคำถามที่ถูกต้อง
ตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | ทนาย Notary Public (ไทย) | สถานทูต / กงสุลต่างประเทศ |
|---|---|---|
| สิ่งที่รับรอง | ตัวตนผู้ลงนาม ลายมือชื่อ หรือความถูกต้องของสำเนา | ลายมือชื่อ/ตราของเจ้าหน้าที่ขั้นก่อนหน้า (เช่น กรมการกงสุล) |
| ตรวจเนื้อหาเอกสารไหม | ไม่รับรองว่าเนื้อหาจริง รับรองเฉพาะสิ่งที่เห็นต่อหน้า | ไม่ตรวจเนื้อหา ตรวจเฉพาะความถูกต้องของตรา/ลายมือชื่อ |
| ใช้เมื่อไหร่ | เอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ สำเนาพาสปอร์ต | ปลายทางเป็นประเทศที่ต้องการ legalization และไม่ใช้ Apostille |
| ต้องไปด้วยตนเองไหม | ผู้ลงนามต้องแสดงตัวต่อทนาย (บางกรณีทำผ่านวิดีโอได้ตามที่ปลายทางยอมรับ) | ส่วนใหญ่ยื่นแทนได้ ขึ้นกับระเบียบสถานทูตแต่ละแห่ง |
| ลำดับโดยทั่วไป | ขั้นแรก | ขั้นท้าย หลังกรมการกงสุล (ถ้าจำเป็น) |
| ค่าใช้จ่าย | ค่าบริการทนาย แจ้งก่อนเริ่มงานตามชนิดเอกสาร | ค่าธรรมเนียมราชการของสถานทูต แยกจากค่าบริการ |
เลือกอย่างไร
เริ่มจากถามหน่วยงานปลายทาง 3 ข้อ: (1) ต้องการ notarization อย่างเดียว หรือต้องมี Apostille / legalization ต่อ (2) ยอมรับเอกสารภาษาไทยหรือต้องแปล (3) ต้องการต้นฉบับหรือสำเนารับรอง ถ้าปลายทางเป็นประเทศภาคี Apostille มักไม่ต้องไปสถานทูต ถ้าไม่ใช่ภาคี ลำดับทั่วไปคือ Notary → กรมการกงสุล → สถานทูต เราตรวจลำดับให้ก่อนเริ่มงานโดยไม่รับประกันผลการพิจารณาของหน่วยงานใด
คำถามที่พบบ่อย
สถานทูตรับรองแทนทนาย Notary ได้ไหม
สถานทูตบางแห่งมีบริการรับรองลายมือชื่อสำหรับคนสัญชาติของตน แต่สำหรับการรับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ต่างประเทศ สถานทูตมักรับรองเฉพาะตราของกรมการกงสุล จึงต้องมีขั้นตอนก่อนหน้า ควรสอบถามสถานทูตโดยตรง
ถ้าปลายทางใช้ Apostille ยังต้องไปสถานทูตไหม
โดยทั่วไปไม่ต้อง เพราะ Apostille ใช้แทน legalization ระหว่างประเทศภาคี แต่หน่วยงานบางแห่งอาจมีข้อกำหนดเพิ่ม ให้ยืนยันกับผู้รับเอกสารก่อน
Notary รับรองว่าเนื้อหาเอกสารถูกต้องหรือไม่
ไม่ ทนาย Notary รับรองตัวตน ลายมือชื่อ หรือความตรงกันของสำเนา ไม่ได้รับรองว่าข้อเท็จจริงในเอกสารเป็นจริง
ใช้เวลากี่วัน
ขั้น Notary มักทำเสร็จในวันนัดหากเอกสารครบ ส่วนขั้นกรมการกงสุลและสถานทูตขึ้นกับคิวของหน่วยงานนั้น เราแจ้งช่วงเวลาโดยประมาณได้แต่ไม่รับประกัน
แปลเอกสารก่อนหรือหลัง Notary
ขึ้นกับปลายทาง บางประเทศต้องการคำแปลที่รับรองแล้วแนบเป็นชุดเดียวกัน ควรถามผู้รับเอกสารก่อนเริ่ม