ที่ปรึกษากฎหมายไทย 2 ภาษา สำหรับบุคคล ชาวต่างชาติ และ SMEs — สัญญารักษาความลับ (NDA / Mutual Confidentiality)

ควรระบุกฎหมายที่ใช้บังคับและเขตอำนาจศาลหรืออนุญาโตตุลาการให้สอดคล้องกัน หากทรัพย์สินและการบังคับคดีอยู่ในไทย การเลือกกฎหมายไทยมักทำให้บังคับตามคำพิพากษาได้ง่ายกว่า เพราะคำพิพากษาศาลต่างประเทศไม่บังคับในไทยโดยอัตโนมัติ

ควรมีข้อกำหนดเรื่องภาษาที่ใช้ตีความ (Governing Language) ระบุชัดว่าหากถ้อยคำสองฉบับขัดกันให้ยึดฉบับใด หากคดีขึ้นศาลไทย ศาลใช้ฉบับภาษาไทยเป็นหลักและอาจสั่งให้จัดทำคำแปลเพิ่ม การกำหนดไว้ล่วงหน้าจึงช่วยลดข้อพิพาทเรื่องการตีความ

ควรระบุสถาบันหรือกฎที่ใช้ จำนวนอนุญาโตตุลาการ สถานที่ดำเนินกระบวนพิจารณา ภาษาที่ใช้ และกฎหมายที่ใช้บังคับกับสัญญา หากเขียนกว้างเกินไปอาจตกเป็นข้อสัญญาที่บังคับไม่ได้ และคู่กรณีต้องกลับไปฟ้องศาลตามปกติ

กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รับรองลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หากระบุตัวผู้ลงนามและแสดงเจตนาได้ แต่ธุรกรรมบางประเภท เช่น นิติกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ที่ต้องจดทะเบียน ยังต้องทำต่อหน้าเจ้าพนักงานตามแบบที่กฎหมายกำหนด

ไม่ได้รับรองความถูกต้องของเนื้อหา แต่รับรองว่าผู้ลงนามได้ลงลายมือชื่อต่อหน้าและได้แสดงเอกสารยืนยันตัวตนแล้ว หากคู่สัญญาต้องการความมั่นใจในเนื้อหา ควรให้ทนายตรวจร่างสัญญาเป็นงานแยกต่างหากก่อนวันลงนาม

ตราสารบางประเภทตามบัญชีอากรแสตมป์ เช่น สัญญาจ้างทำของหรือสัญญากู้ยืม ต้องปิดอากรตามที่กฎหมายกำหนดแม้คู่สัญญาอยู่ต่างประเทศ หากนำมาใช้เป็นพยานหลักฐานในศาลไทยโดยไม่ปิดอากรให้ครบ อาจรับฟังเป็นพยานหลักฐานไม่ได้

ควรระบุเหตุการณ์ที่ครอบคลุมเป็นตัวอย่างพร้อมถ้อยคำเปิดกว้าง กำหนดหน้าที่แจ้งเหตุภายในกี่วัน ผลต่อกำหนดเวลาส่งมอบ และสิทธิเลิกสัญญาหากเหตุยืดเยื้อเกินระยะที่ตกลง เพื่อไม่ต้องพึ่งการตีความตามหลักทั่วไปเพียงอย่างเดียว

ควรระบุขอบเขตอำนาจให้ชัดว่าลงนามในสัญญาฉบับใด กับคู่สัญญาราย��ด และมีอายุถึงเมื่อใด แนบเอกสารแสดงตัวตนของผู้มอบและผู้รับมอบ พร้อมปิดอากรแสตมป์ตามประเภทของการมอบอำนาจที่กฎหมายกำหนด

ควรระบุบทบาทของแต่ละฝ่ายว่าเป็นผู้ควบคุมหรือผู้ประมวลผลข้อมูล วัตถุประสงค์การใช้ มาตรการความปลอดภัย เงื่อนไขการส่งข้อมูลออกนอกประเทศ และหน้าที่แจ้งเหตุละเมิดข้อมูล เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

หน่วยงานส่วนใหญ่รับคำแปลที่มีผู้แปลลงนามรับรองความถูกต้องแนบพร้อมต้นฉบับ หากเอกสารทำในต่างประเทศ มักต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานต้นทางและสถานทูตก่อน จึงควรตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับก่อนจัดทำคำแปล

แนวปฏิบัติที่ดีคือทบทวนอย่างน้อยปีละครั้งหรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมาย โครงสร้างผู้ถือหุ้น หรือขอบเขตงาน เพื่อปรับข้อกำหนดเรื่องราคา ระยะเวลา และความรับผิดให้สอดคล้องกับการดำเนินงานจริงก่อนเกิดข้อพิพาท

ควรระบุชัดว่าฉบับภาษาใดมีผลบังคับเมื่อข้อความขัดกัน เพราะการปล่อยให้ทั้งสองฉบับมีผลเท่ากันมักนำไปสู่ข้อพิพาทเรื่องการตีความคำศัพท์ทางเทคนิค

กฎหมายที่ใช้บังคับกำหนดวิธีตีความและสิทธิเยียวยา ส่วนเขตอำนาจศาลกำหนดสถานที่ระงับข้อพิพาท ทั้งสองข้อควรสอดคล้องกันเพื่อลดต้นทุนและเวลาหากต้องบังคับตามสัญญาจริง

อนุญาโตตุลาการเหมาะกับคู่สัญญาข้ามประเทศเพราะคำชี้ขาดบังคับได้กว้างและกระบวนการเป็นความลับ ส่วนศาลเหมาะกับข้อพิพาทในประเทศที่ต้องการมาตรการชั่วคราวอย่างรวดเร็ว

ควรระบุเพดานความรับผิดและประเภทความเสียหายที่ยกเว้นให้ชัดเจน และหลีกเลี่ยงการยกเว้นความรับผิดในกรณีจงใจหรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงซึ่งมักไม่มีผลบังคับ

ควรระบุเหตุการณ์ที่ถือเป็นเหตุสุดวิสัย หน้าที่แจ้งเหตุภายในกำหนด ผลต่อการระงับหน้าที่ชั่วคราว และสิทธิเลิกสัญญาหากเหตุยืดเยื้อเกินระยะเวลาที่ตกลงกัน

ควรกำหนดอายุที่สมเหตุสมผลกับลักษณะข้อมูล และแยกข้อมูลความลับทางการค้าให้คุ้มครองตราบเท่าที่ยังเป็นความลับ พร้อมกำหนดวิธีคืนหรือทำลายข้อมูลเมื่อสัญญาสิ้นสุด

ใช้ได้กับสัญญาทั่วไปตามกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่นิติกรรมบางประเภทที่กฎหมายกำหนดแบบหรือต้องจดทะเบียน ยังต้องทำเป็นหนังสือและลงนามต่อหน้าเจ้าพนักงาน

เอกสารแนบท้ายมีผลเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาเมื่อระบุไว้ชัด จึงควรกำหนดลำดับความสำคัญเมื่อข้อความในเอกสารแนบขัดกับตัวสัญญาหลัก เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างในการตีความ

เบี้ยปรับเป็นจำนวนที่ตกลงล่วงหน้าซึ่งศาลอาจลดลงได้หากสูงเกินส่วน ส่วนค่าเสียหายต้องพิสูจน์ความเสียหายจริง การเขียนทั้งสองอย่างพร้อมกันควรระบุความสัมพันธ์ให้ชัด