ที่ปรึกษากฎหมายไทย 2 ภาษา สำหรับบุคคล ชาวต่างชาติ และ SMEs — ร่างสัญญาการค้าไทย-อังกฤษ (Supply / Distribution / Service)

ไม่ได้รับรองความถูกต้องของเนื้อหา แต่รับรองว่าผู้ลงนามได้ลงลายมือชื่อต่อหน้าและได้แสดงเอกสารยืนยันตัวตนแล้ว หากคู่สัญญาต้องการความมั่นใจในเนื้อหา ควรให้ทนายตรวจร่างสัญญาเป็นงานแยกต่างหากก่อนวันลงนาม

ตราสารบางประเภทตามบัญชีอากรแสตมป์ เช่น สัญญาจ้างทำของหรือสัญญากู้ยืม ต้องปิดอากรตามที่กฎหมายกำหนดแม้คู่สัญญาอยู่ต่างประเทศ หากนำมาใช้เป็นพยานหลักฐานในศาลไทยโดยไม่ปิดอากรให้ครบ อาจรับฟังเป็นพยานหลักฐานไม่ได้

ควรระบุเหตุการณ์ที่ครอบคลุมเป็นตัวอย่างพร้อมถ้อยคำเปิดกว้าง กำหนดหน้าที่แจ้งเหตุภายในกี่วัน ผลต่อกำหนดเวลาส่งมอบ และสิทธิเลิกสัญญาหากเหตุยืดเยื้อเกินระยะที่ตกลง เพื่อไม่ต้องพึ่งการตีความตามหลักทั่วไปเพียงอย่างเดียว

ควรระบุขอบเขตอำนาจให้ชัดว่าลงนามในสัญญาฉบับใด กับคู่สัญญาราย��ด และมีอายุถึงเมื่อใด แนบเอกสารแสดงตัวตนของผู้มอบและผู้รับมอบ พร้อมปิดอากรแสตมป์ตามประเภทของการมอบอำนาจที่กฎหมายกำหนด

ควรระบุบทบาทของแต่ละฝ่ายว่าเป็นผู้ควบคุมหรือผู้ประมวลผลข้อมูล วัตถุประสงค์การใช้ มาตรการความปลอดภัย เงื่อนไขการส่งข้อมูลออกนอกประเทศ และหน้าที่แจ้งเหตุละเมิดข้อมูล เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

หน่วยงานส่วนใหญ่รับคำแปลที่มีผู้แปลลงนามรับรองความถูกต้องแนบพร้อมต้นฉบับ หากเอกสารทำในต่างประเทศ มักต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานต้นทางและสถานทูตก่อน จึงควรตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับก่อนจัดทำคำแปล

แนวปฏิบัติที่ดีคือทบทวนอย่างน้อยปีละครั้งหรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมาย โครงสร้างผู้ถือหุ้น หรือขอบเขตงาน เพื่อปรับข้อกำหนดเรื่องราคา ระยะเวลา และความรับผิดให้สอดคล้องกับการดำเนินงานจริงก่อนเกิดข้อพิพาท

ควรระบุชัดว่าฉบับภาษาใดมีผลบังคับเมื่อข้อความขัดกัน เพราะการปล่อยให้ทั้งสองฉบับมีผลเท่ากันมักนำไปสู่ข้อพิพาทเรื่องการตีความคำศัพท์ทางเทคนิค

กฎหมายที่ใช้บังคับกำหนดวิธีตีความและสิทธิเยียวยา ส่วนเขตอำนาจศาลกำหนดสถานที่ระงับข้อพิพาท ทั้งสองข้อควรสอดคล้องกันเพื่อลดต้นทุนและเวลาหากต้องบังคับตามสัญญาจริง

อนุญาโตตุลาการเหมาะกับคู่สัญญาข้ามประเทศเพราะคำชี้ขาดบังคับได้กว้างและกระบวนการเป็นความลับ ส่วนศาลเหมาะกับข้อพิพาทในประเทศที่ต้องการมาตรการชั่วคราวอย่างรวดเร็ว

ควรระบุเพดานความรับผิดและประเภทความเสียหายที่ยกเว้นให้ชัดเจน และหลีกเลี่ยงการยกเว้นความรับผิดในกรณีจงใจหรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงซึ่งมักไม่มีผลบังคับ

ควรระบุเหตุการณ์ที่ถือเป็นเหตุสุดวิสัย หน้าที่แจ้งเหตุภายในกำหนด ผลต่อการระงับหน้าที่ชั่วคราว และสิทธิเลิกสัญญาหากเหตุยืดเยื้อเกินระยะเวลาที่ตกลงกัน

ควรกำหนดอายุที่สมเหตุสมผลกับลักษณะข้อมูล และแยกข้อมูลความลับทางการค้าให้คุ้มครองตราบเท่าที่ยังเป็นความลับ พร้อมกำหนดวิธีคืนหรือทำลายข้อมูลเมื่อสัญญาสิ้นสุด

ใช้ได้กับสัญญาทั่วไปตามกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่นิติกรรมบางประเภทที่กฎหมายกำหนดแบบหรือต้องจดทะเบียน ยังต้องทำเป็นหนังสือและลงนามต่อหน้าเจ้าพนักงาน

เอกสารแนบท้ายมีผลเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาเมื่อระบุไว้ชัด จึงควรกำหนดลำดับความสำคัญเมื่อข้อความในเอกสารแนบขัดกับตัวสัญญาหลัก เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างในการตีความ

เบี้ยปรับเป็นจำนวนที่ตกลงล่วงหน้าซึ่งศาลอาจลดลงได้หากสูงเกินส่วน ส่วนค่าเสียหายต้องพิสูจน์ความเสียหายจริง การเขียนทั้งสองอย่างพร้อมกันควรระบุความสัมพันธ์ให้ชัด

ควรระบุว่าการแก้ไขต้องทำเป็นหนังสือลงนามโดยผู้มีอำนาจของทั้งสองฝ่าย เพื่อป้องกันการอ้างข้อตกลงด้วยวาจาหรือทางแชทซึ่งพิสูจน์ยากเมื่อเกิดข้อพิพาท

ควรตรวจอำนาจลงนามของอีกฝ่ายจากหนังสือรับรองล่าสุด ความครบถ้วนของเอกสารแนบ วันที่มีผล และช่องทางแจ้งเตือนตามสัญญา เพราะข้อบกพร่องเหล่านี้กระทบการบังคับใช้ทั้งฉบับ

หากต้องยื่นต่อหน่วยงานต่างประเทศ มักต้องรับรองลายมือชื่อโดยโนตารี แปลเป็นภาษาปลายทาง และผ่านการรับรองนิติกรณ์หรืออาโพสทิลตามระบบที่ประเทศนั้นใช้

ควรระบุชัดเจนในสัญญาว่าภาษาใดเป็นฉบับที่ใช้บังคับ หากไม่ระบุแล้วเกิดข้อความไม่ตรงกัน จะกลายเป็นข้อพิพาทเรื่องการตีความ กรณีที่ต้องยื่นต่อหน่วยงานราชการไทย มักต้องมีฉบับภาษาไทยประกอบเสมอ