คำถามที่พบบ่อย — รับรองคำแปลโดยศูนย์แปล

เป็นการที่ศูนย์แปลรับรองว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับ พร้อมระบุชื่อผู้แปล ข้อมูลติดต่อ และลงตราประทับ หน่วยงานจำนวนมากรับรูปแบบนี้ แต่หน่วยงานที่ต้องการการรับรองของรัฐจะขอให้ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลเพิ่ม

พบบ่อยในงานสมัครงาน สถาบันการศึกษาบางแห่ง การยื่นเอกสารภายในองค์กร และการยื่นวีซ่าบางประเภทที่ระบุเพียงว่าต้องเป็นคำแปลที่รับรองโดยผู้แปลมืออาชีพ ทั้งนี้ต้องตรวจข้อกำหนดของแต่ละแห่งเป็นรายกรณี

โดยทั่วไประบุว่าคำแปลถูกต้องครบถ้วนตรงกับต้นฉบับ ระบุคู่ภาษาและทิศทาง ชื่อและคุณสมบัติผู้แปล วันที่ ข้อมูลติดต่อ พร้อมลายมือชื่อและตราประทับ ซึ่งเป็นรูปแบบที่หน่วยงานต่างประเทศคุ้นเคย

ได้ และแนะนำให้ขอเมื่อยื่นต่างประเทศ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ปลายทางอ่านข้อความรับรองได้โดยตรง ไม่ต้องตีความจากภาษาไทย

ได้ เราเก็บไฟล์งานไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดในนโยบายข้อมูลส่วนบุคคล จึงออกฉบับรับรองเพิ่มได้โดยไม่ต้องแปลใหม่ ตราบใดที่ต้นฉบับไม่เปลี่ยนแปลง

ได้ กรณีพบข้อผิดพลาดจากการแปลหรือปลายทางแจ้งให้แก้รูปแบบ เราจะแก้ให้ตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ แต่หากเป็นการแก้เพราะต้นฉบับเปลี่ยนหรือเพิ่มเนื้อหา จะถือเป็นงานใหม่

ได้ โดยจัดทำคลังศัพท์และคู่มือรูปแบบร่วมกับลูกค้า เพื่อให้คำศัพท์ ชื่อบริษัท และตำแหน่งงานสอดคล้องกันทุกฉบับ ซึ่งสำคัญมากเมื่อเอกสารถูกนำไปใช้ต่อเนื่องหลายหน่วยงาน

ควรจัดวางให้ใกล้เคียงต้นฉบับมากที่สุด ทั้งลำดับหัวข้อ ตาราง และตำแหน่งตราประทับ เพื่อให้เจ้าหน้าที่เทียบทีละจุดได้ง่าย การจัดวางที่ต่างไปมากทำให้ตรวจสอบยากและเพิ่มโอกาสถูกสอบถามเพิ่ม

แปลได้เท่าที่อ่านออก ส่วนที่อ่านไม่ออกจะทำหมายเหตุว่า [อ่านไม่ออก] ตามหลักการแปลรับรอง หากส่วนนั้นเป็นสาระสำคัญ ควรขอเอกสารฉบับพิมพ์หรือหนังสือรับรองจากหน่วยงานผู้ออกเอกสารแทน

ไม่ได้สำหรับคำแปลรับรอง เพราะต้องตรงกับต้นฉบับทั้งฉบับ หากต้องการเปิดเผยเฉพาะบางส่วน ต้องขอเอกสารที่หน่วยงานผู้ออกจัดทำเฉพาะส่วนนั้นมาแทน

ขึ้นกับสถานทูตนั้น บางแห่งรับคำแปลจากศูนย์แปลทั่วไป บางแห่งรับเฉพาะผู้แปลในรายชื่อของตน และบางแห่งขอให้ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุลก่อน ควรตรวจประกาศล่าสุดของสถานทูตก่อนสั่งงาน

ใช้ขั้นตอนแปล ตรวจทานโดยผู้ตรวจอีกคน และตรวจข้อมูลสำคัญซ้ำ เช่น ชื่อ วันเดือนปี เลขที่เอกสาร และตัวเลข ซึ่งเป็นจุดที่ผิดแล้วทำให้เอกสารถูกตีกลับมากที่สุด

เป็นการรับรองในระดับผู้ประกอบการว่าคำแปลถูกต้องตรงต้นฉบับ เหมาะกับหน่วยงานเอกชน สถาบันการศึกษาบางแห่ง และงานภายในองค์กร แต่หน่วยงานราชการหลายแห่งต้องการชั้นรับรองเพิ่ม เช่น กรมการกงสุลหรือผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนของปลายทาง

ต้องระบุว่าเป็นคำแปลที่ถูกต้องครบถ้วนจากภาษาต้นทางเป็นภาษาปลายทาง ระบุชื่อผู้แปลหรือผู้รับรอง ตำแหน่ง ข้อมูลติดต่อ วันที่ และลายมือชื่อ พร้อมแนบสำเนาต้นฉบับที่ใช้แปล

ไม่ควรและหลายปลายทางไม่ยอมรับ เพราะผู้รับรองต้องรับผิดชอบต่อความถูกต้องของคำแปลที่ตนตรวจสอบ การรับรองงานที่ตรวจไม่ได้จริงเป็นความเสี่ยงทั้งต่อผู้ยื่นและผู้รับรอง

ควรใช้ผู้แปลที่มีพื้นความรู้เฉพาะทางและมีการทำอภิธานศัพท์ (glossary) ร่วมกับลูกค้า เพราะคำศัพท์ทางคลินิกหรือวิศวกรรมที่แปลผิดอาจมีผลต่อความปลอดภัยและความรับผิดตามสัญญา

ควรล็อกต้นฉบับให้นิ่งก่อนเริ่มแปล จัดทำอภิธานศัพท์กลางและรูปแบบการสะกดชื่อเฉพาะให้ตรงกันทุกภาษา แล้วจึงกระจายงาน วิธีนี้ลดความไม่สอดคล้องที่ทำให้ต้องรับรองใหม่ทั้งชุด

คำรับรองของศูนย์แปลคือการที่ผู้ประกอบการรับรองความถูกต้องของคำแปลพร้อมตราประทับและข้อมูลติดต่อ ส่วนนักแปลสาบานตนคือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งหรือขึ้นทะเบียนกับหน่วยงานเฉพาะ ปลายทางบางแห่งรับเฉพาะแบบหลัง จึงต้องตรวจเงื่อนไขก่อนสั่งงาน

โดยทั่วไปต้องระบุว่าคำแปลถูกต้องครบถ้วนตรงกับต้นฉบับ ภาษาต้นทาง-ปลายทาง วันที่ ชื่อและลายมือชื่อผู้แปลหรือผู้มีอำนาจ ข้อมูลติดต่อ และตราประทับของศูนย์แปล บางประเทศขอเลขหน้ากำกับและการเย็บติดกับสำเนาต้นฉบับด้วย

ขึ้นกับปลายทาง หน่วยงานจำนวนมากรับสำเนาที่ชัดเจน แต่หน่วยงานที่เข้มงวด เช่น สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองบางประเทศ กำหนดให้แปลจากต้นฉบับหรือสำเนาที่ได้รับการรับรอง จึงควรถ่ายเอกสารให้อ่านออกทุกตราประทับและส่งภาพความละเอียดสูงมาให้ตรวจก่อน

ยึดการสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลัก และแจ้งการสะกดที่เคยใช้กับหน่วยงานปลายทางมาก่อน เพื่อให้ทุกเอกสารในชุดเดียวกันสะกดตรงกัน ความไม่ตรงกันของตัวสะกดเป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุดสาเหตุหนึ่ง

แก้ไขได้เมื่อพบข้อคลาดเคลื่อนจากต้นฉบับ โดยออกฉบับแก้ไขพร้อมคำรับรองใหม่และระบุวันที่ใหม่ หากเอกสารผ่านการรับรองนิติกรณ์หรือสถานทูตไปแล้ว การแก้ไขจะต้องเดินสายรับรองใหม่ทั้งชุด จึงควรตรวจพิสูจน์อักษรให้เรียบร้อยก่อนส่งรับรอง

เป็นการรับรองโดยผู้ประกอบการว่าคำแปลถูกต้องตรงกับต้นฉบับ เหมาะกับหน่วยงานเอกชน สถาบันการศึกษาบางแห่ง และงานภายในองค์กร แต่หน่วยงานราชการและสถานทูตส่วนใหญ่ต้องการการรับรองในสายราชการเพิ่ม เช่น นิติกรณ์กรมการกงสุล จึงควรถามผู้รับให้ชัดว่าต้องการระดับใดก่อนสั่งงาน

ควรระบุชื่อและที่อยู่ผู้รับรอง วันที่ ภาษาต้นทางและปลายทาง รายการเอกสารที่แปล ข้อความรับรองความถูกต้อง ลายมือชื่อและตราประทับ พร้อมช่องทางติดต่อให้ผู้รับตรวจสอบย้อนกลับได้ ข้อมูลครบเช่นนี้ช่วยลดการถูกตีกลับอย่างมาก

เราจะแยกงานตามชนิดเอกสารและใช้อภิธานศัพท์กลางเพื่อให้คำแปลสอดคล้องกันแม้แบ่งผู้แปลหลายคน จากนั้นมีขั้นตอนตรวจทานรวมก่อนออกใบรับรอง สิ่งที่ควบคุมไม่ได้คือคิวของหน่วยงานราชการปลายทาง เราจึงแจ้งกรอบเวลาแยกสองส่วนเสมอเพื่อให้วางแผนได้จริง

หากข้อผิดพลาดอยู่ในต้นฉบับ ต้องแก้ที่หน่วยงานผู้ออกเอกสารก่อน แล้วจึงแปลตามฉบับที่แก้แล้ว เพราะผู้แปลไม่มีอำนาจแก้ข้อเท็จจริงในเอกสารราชการ ส่วนข้อผิดพลาดที่เกิดจากการพิมพ์คำแปล เราแก้ไขและออกฉบับใหม่ให้โดยไม่คิดเพิ่มในส่วนที่เป็นความผิดพลาดของเรา

ควรเลือกผู้ให้บริการที่ระบุชื่อผู้แปลและข้อมูลติดต่อบนคำรับรอง รับผิดชอบแก้ไขหากปลายทางตีกลับ มีระบบรักษาความลับของเอกสาร และเข้าใจขั้นตอนรับรองต่อที่กรมการกงสุลและสถานทูต ไม่ใช่แปลอย่างเดียว

แนวปฏิบัติคือจัดทำอภิธานศัพท์และคู่มือรูปแบบก่อนเริ่มงาน ใช้หน่วยความจำการแปลเพื่อความสม่ำเสมอ และแยกขั้นตอนแปลกับตรวจทานโดยคนละคน พร้อมกำหนดผู้ตรวจสอบขั้นสุดท้ายที่รับผิดชอบความถูกต้องของศัพท์เฉพาะ

ส่วนใหญ่แก้เฉพาะประเด็นที่ถูกทักท้วง เช่น การสะกดชื่อ รูปแบบวันที่ หรือคำอธิบายตราประทับ แล้วออกคำรับรองฉบับใหม่ แต่หากปลายทางเปลี่ยนข้อกำหนดเรื่องผู้รับรอง อาจต้องดำเนินขั้นตอนรับรองใหม่ทั้งสาย

ควรส่งผ่านช่องทางที่เข้ารหัสหรือระบบรับส่งไฟล์ที่กำหนดสิทธิ์เข้าถึง ลงนามข้อตกลงรักษาความลับ และกำหนดระยะเวลาลบไฟล์หลังงานเสร็จ หลีกเลี่ยงการส่งผ่านแอปพลิเคชันสาธารณะที่ไม่มีการควบคุมการเข้าถึง

ไม่แนะนำสำหรับเอกสารสถานะบุคคลและเอกสารคดี เพราะความคลาดเคลื่อนของชื่อ วันที่ และศัพท์กฎหมายมีผลต่อการยอมรับของหน่วยงาน ผู้แปลที่ลงนามรับรองต้องรับผิดชอบเนื้อหาทั้งฉบับไม่ว่าจะใช้เครื่องมือใดช่วย

ควรแปลงปีพุทธศักราชเป็นคริสต์ศักราชเมื่อแปลเป็นภาษาต่างประเทศ พร้อมระบุระบบปีที่ใช้ให้ชัด และใช้รูปแบบวันที่ที่ปลายทางคุ้นเคย เพื่อลดความสับสนระหว่างวันกับเดือนในเอกสารราชการ

ขั้นตอนแปลใช้ไฟล์สแกนคุณภาพสูงได้ แต่ขั้นตอนรับรองที่กรมการกงสุลหรือสถานทูตมักต้องใช้ต้นฉบับจริงหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง จึงควรวางแผนเรื่องการส่งต้นฉบับตั้งแต่ต้น

ควรยืนยันการสะกดชื่อและเลขเอกสารกับลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนส่งงาน เพราะข้อผิดพลาดจากความเร่งรีบมักเกิดที่ข้อมูลระบุตัวบุคคล ซึ่งเป็นจุดที่หน่วยงานปลายทางตรวจเข้มที่สุด

ความต่างอยู่ที่การรับผิดชอบต่อความถูกต้องของคำแปลและการที่ปลายทางยอมรับตราประทับหรือลายมือชื่อผู้แปล เอกสารราชการมักกำหนดผู้แปลที่ตรวจสอบตัวตนได้ ไม่ใช่เพียงคุณภาพภาษา

ควรคงลำดับหัวข้อ ตาราง เลขที่เอกสาร และตำแหน่งตราประทับให้ตรงกับต้นฉบับ เพื่อให้เจ้าหน้าที่เทียบรายการได้ทันที การจัดหน้าใหม่ทั้งหมดมักทำให้การตรวจสอบล่าช้า

ควรสะกดตามหนังสือเดินทางเป็นหลัก และหากเอกสารเดิมสะกดต่างออกไปควรใส่หมายเหตุกำกับ เพื่อให้ปลายทางเชื่อมโยงได้ว่าเป็นบุคคลเดียวกันโดยไม่ต้องยื่นหลักฐานเพิ่ม

ควรจัดทำอภิธานศัพท์และรายชื่อเฉพาะไว้ก่อนเริ่มงาน เพื่อให้คำแปลของชื่อหน่วยงาน ตำแหน่ง และคำเทคนิคสอดคล้องกันทุกฉบับ ลดความเสี่ยงที่ปลายทางจะตีความว่าเป็นคนละหน่วยงาน

ต้องถอดข้อความในตราประทับและลายมือเขียนพร้อมระบุตำแหน่งที่ปรากฏ หากอ่านไม่ออกต้องระบุหมายเหตุตามความเป็นจริง ไม่คาดเดาข้อความ เพราะถือเป็นการรับรองข้อมูลเท็จ

ขั้นตอนแปลใช้สำเนาคุณภาพสูงได้ แต่ขั้นตอนรับรองบางประเภทกำหนดให้แสดงต้นฉบับต่อเจ้าหน้าที่ จึงควรตรวจเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทางก่อน เพื่อวางแผนการส่งเอกสารเพียงรอบเดียว