คำถามที่พบบ่อย — นักแปลสาบานตนประจำสถานทูต

คือผู้แปลที่ได้รับการแต่งตั้งหรือขึ้นทะเบียนกับศาลหรือหน่วยงานของประเทศหนึ่ง ให้จัดทำคำแปลที่มีผลทางการในประเทศนั้น หลายประเทศในยุโรป เช่น เยอรมนี ฝรั่งเศส สเปน อิตาลี ใช้ระบบนี้

ไทยไม่มีระบบนักแปลสาบานตนแบบยุโรป การรับรองคำแปลในไทยใช้เส้นทางรับรองโดยผู้แปล/ศูนย์แปล แล้วรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองสถานทูตปลายทางเมื่อจำเป็น

ต้องบอกตรงว่าเราไม่ใช่ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนศาลของประเทศนั้น ทางเลือกคือแปลและรับรองสายไทยไว้ก่อนสำหรับขั้นตอนในไทย แล้วให้ผู้แปลสาบานตนที่ปลายทางจัดทำคำแปลฉบับที่ใช้ยื่น หรือประสานผู้แปลที่ปลายทางยอมรับ

ไม่เสมอไป สถานทูตแต่ละแห่งมีรายชื่อผู้แปลที่ยอมรับและมีเงื่อนไขต่างกัน บางแห่งรับเฉพาะผู้แปลในรายชื่อของตน บางแห่งรับคำแปลที่ผ่านกรมการกงสุลมาแล้ว ควรตรวจประกาศของสถานทูตนั้นก่อน

ตรวจก่อนว่าปลายทางต้องการคำแปลจากผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนศาลของประเทศนั้นหรือไม่ ถ้าต้องการ ให้จัดชุดต้นฉบับ + การรับรองสายไทยให้ครบก่อน แล้วส่งไปแปลที่ปลายทาง จะประหยัดกว่าการแปลซ้ำหลายรอบ

ต่างที่สถานะทางกฎหมายของผู้แปล คำแปลสาบานตนมีผลเพราะกฎหมายของประเทศนั้นรับรองตัวผู้แปล ส่วนคำแปลรับรองทั่วไปได้ผลจากการรับรองต่อเนื่องของหน่วยงาน เช่น กรมการกงสุลและสถานทูต

เป็นไปได้ในบางกรณี เช่น ปลายทางขอ Apostille บนเอกสารต้นทาง และขอคำแปลจากผู้แปลสาบานตนของประเทศเขา สองสิ่งนี้ทำคนละหน้าที่ จึงต้องถามปลายทางให้ชัดว่าต้องการอะไรบ้าง

ขึ้นกับข้อกำหนดของปลายทาง บางแห่งรับสำเนารับรองพร้อมคำแปล บางแห่งขอฉบับจริงที่มีตรารับรองครบ ควรยืนยันก่อนส่ง เพราะเอกสารสำคัญที่ส่งข้ามประเทศมีความเสี่ยงสูญหาย

รับตรวจความถูกต้องเทียบต้นฉบับและแจ้งจุดที่อาจทำให้ถูกตีกลับ แต่การรับรองในนามของเราจะทำได้เฉพาะกรณีที่เราตรวจสอบและรับผิดชอบคำแปลนั้นเอง

เป็นเอกสารเอกชน จึงมักเริ่มที่การรับรองลายมือชื่อโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร แล้วจึงแปล รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองสถานทูตปลายทางหรือขอ Apostille ตามสายที่ปลายทางกำหนด

ใช้ชื่อทางการที่หน่วยงานนั้นใช้เองเป็นหลัก ไม่แปลตามความหมายอิสระ เพราะปลายทางตรวจสอบชื่อหน่วยงานกับฐานข้อมูลทางการ การใช้ชื่อไม่ตรงเป็นเหตุให้ถูกตีกลับบ่อย

ขอต้นฉบับหรือสำเนารับรองหลายชุดตั้งแต่ต้น แล้วแยกสายรับรองตามแต่ละประเทศ เพราะเอกสารชุดเดียวที่ผ่านการรับรองของประเทศหนึ่งแล้ว มักใช้กับอีกประเทศไม่ได้โดยอัตโนมัติ

หลายประเทศในยุโรปมีระบบนักแปลที่สาบานตนต่อศาลหรือขึ้นทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมของประเทศนั้น คำแปลของบุคคลเหล่านี้มีผลทางการโดยไม่ต้องรับรองซ้ำ ต่างจาก certified translation ในระบบอังกฤษ-อเมริกันที่อาศัยคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลเป็นหลัก

ใช้ข้ามกันไม่ได้ แต่ละสถานทูตกำหนดรายชื่อผู้แปลที่ตนยอมรับเอง การใช้รายชื่อผิดสถานทูตเป็นสาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยในกลุ่มวีซ่าเชงเก้น

ต้องการ beglaubigte Übersetzung โดยผู้แปลที่ได้รับการแต่งตั้งหรือสาบานตนตามระบบของเยอรมนี และในหลายกรณีต้องมีการรับรองเอกสารต้นฉบับเพิ่มเติมตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด ควรยืนยันกับหน่วยงานผู้รับก่อนสั่งแปล

ฝรั่งเศสใช้ traduction assermentée โดยผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนกับศาลอุทธรณ์ ส่วนอิตาลีมักต้องการ traduzione giurata ที่ผู้แปลไปสาบานต่อเจ้าพนักงานพร้อมบันทึกคำสาบานแนบท้าย ทั้งสองระบบไม่รับคำแปลที่ผู้ยื่นทำเอง

โดยทั่วไปให้ความสำคัญกับผู้แปลที่ได้รับการแต่งตั้งของประเทศตน หรือคำแปลที่ผ่านการรับรองของสถานทูต/สถานกงสุลของประเทศนั้น ควรสอบถามช่องทางที่ยอมรับก่อน เพราะบางเรื่องยอมรับคำแปลที่ทำในไทยแล้วรับรองเพิ่ม

หลายประเทศ เช่น สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ ซาอุดีอาระเบีย และกาตาร์ ต้องการคำแปลภาษาอาหรับโดยผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมของประเทศนั้น และต้องผ่านการรับรองของสถานทูตตามลำดับชั้น เอกสารวุฒิการศึกษาสำหรับใบอนุญาตทำงานมักต้อง attest ครบทุกชั้น

งานที่ใช้ในจีนแผ่นดินใหญ่มักต้องการคำแปลภาษาจีนตัวย่อพร้อมการรับรองตามช่องทางที่หน่วยงานผู้รับกำหนด ซึ่งอาจรวมถึงการรับรองโดยสถานทูตหรือศูนย์บริการที่ได้รับมอบหมาย ควรตรวจว่าปลายทางต้องการตัวย่อหรือตัวเต็ม เพราะใช้แทนกันไม่ได้

เน้นความสอดคล้องของชื่อและวันที่ระหว่างเอกสารทุกฉบับ การเขียนชื่อด้วยคาตากานะหรือฮันกึลต้องคงเส้นคงวาทั้งชุด และเอกสารการเงินมักมีอายุการยอมรับสั้น จึงควรจัดคิวแปลให้ใกล้กับวันยื่น

ใช้แทนกันไม่ได้เสมอไป หลายประเทศ เช่น เยอรมนี ฝรั่งเศส สเปน อิตาลี และโปแลนด์ กำหนดให้คำแปลบางประเภทต้องทำโดยผู้แปลที่สาบานตนและขึ้นทะเบียนกับศาลของประเทศนั้นเท่านั้น กรณีเช่นนี้แนวทางที่ปฏิบัติได้คือแปลและรับรองที่ไทยเพื่อใช้ในขั้นตอนไทย แล้วให้ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนที่ปลายทางจัดทำคำแปลฉบับที่หน่วยงานนั้นยอมรับ

ตรวจจากหน้าเว็บของหน่วยงานผู้รับโดยตรง เช่น สำนักทะเบียนเมือง (Standesamt) สถาบันการศึกษา หรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองของประเทศนั้น และจากข้อกำหนดในหนังสือเรียกเอกสาร หากข้อความระบุคำว่า sworn, certified by a court-appointed translator หรือ traducteur assermenté แสดงว่าต้องใช้ผู้แปลขึ้นทะเบียนของประเทศนั้น

แต่ละสถานทูตมีระเบียบของตนเอง บางแห่งรับรองเฉพาะคำแปลจากผู้แปลในรายชื่อที่สถานทูตยอมรับ บางแห่งรับรองลายมือชื่อผู้แปลที่ผ่านกรมการกงสุลมาก่อน จึงต้องตรวจระเบียบล่าสุดของสถานทูตนั้นก่อนเริ่มงาน เพื่อไม่ให้ต้องแปลซ้ำ

ขึ้นกับปลายทาง หากเอกสารมีข้อความภาษาอังกฤษกำกับครบถ้วนและผู้รับยอมรับภาษาอังกฤษ ก็มักไม่ต้องแปลซ้ำ แต่ถ้าปลายทางกำหนดภาษาราชการของตน เช่น เยอรมัน ญี่ปุ่น หรืออาหรับ ต้องแปลเพิ่มแม้ต้นฉบับจะมีภาษาอังกฤษอยู่แล้ว

ประเทศไทยไม่มีระบบนักแปลสาบานตนแบบยุโรป การรับรองคำแปลในทางปฏิบัติใช้คำรับรองของผู้แปล ประกอบกับการรับรองคำแปลโดยกรมการกงสุล หรือการรับรองลายมือชื่อผู้แปลโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร

แนวทางที่ใช้ได้ผลคือทำคำแปลพร้อมคำรับรองผู้แปลที่ระบุคุณสมบัติ แล้วให้ทนายความผู้ทำคำรับรองรับรองลายมือชื่อผู้แปล จากนั้นนำไปรับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทาง ซึ่งหน่วยงานส่วนใหญ่ยอมรับเทียบเท่า

ตัวคำแปลไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดว่าต้องรับรองไม่เกินสามถึงหกเดือนนับจากวันรับรอง โดยเฉพาะเอกสารสถานะบุคคล จึงควรตรวจเงื่อนไขของผู้รับก่อนดำเนินการ

โดยทั่วไปคำแปลจะถูกเย็บติดกับสำเนาต้นฉบับที่รับรองแล้ว และหน่วยงานปลายทางหลายแห่งขอดูต้นฉบับจริงประกอบ จึงควรเก็บต้นฉบับไว้กับตัวและสอบถามผู้รับว่าต้องการต้นฉบับ สำเนารับรอง หรือทั้งสองอย่าง

ควรใช้การสะกดให้ตรงกับหนังสือเดินทางเป็นหลัก แม้จะต่างจากระบบถอดอักษรมาตรฐาน เพราะหน่วยงานปลายทางเทียบชื่อกับหนังสือเดินทาง หากสะกดไม่ตรงกันมักถูกตีกลับหรือถูกขอหนังสือรับรองว่าเป็นบุคคลเดียวกัน

ต้องรับรองใหม่ทั้งฉบับ การขีดฆ่าแก้ไขด้วยมือบนคำแปลที่รับรองแล้วทำให้เอกสารเสียความน่าเชื่อถือ และหน่วยงานปลายทางมักปฏิเสธ ควรพิมพ์ฉบับใหม่แล้วดำเนินขั้นตอนรับรองอีกครั้ง

แนวปฏิบัติคือเย็บเล่มติดกัน ประทับตราคาบรอยต่อทุกแผ่น และลงนามรับรองที่หน้าสุดท้ายพร้อมระบุจำนวนหน้าทั้งหมด เพื่อป้องกันการสับเปลี่ยนหน้าและให้ผู้รับตรวจสอบความครบถ้วนได้

หากปลายทางยอมรับภาษาอังกฤษ การแปลไทยเป็นอังกฤษเพียงชั้นเดียวจะลดความเสี่ยงคลาดเคลื่อน แต่หากปลายทางบังคับภาษาราชการของตน ควรแปลตรงจากไทยเป็นภาษานั้น เพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อนสะสมจากการแปลสองทอด

นักแปลสาบานตนได้รับการยอมรับจากสถานทูตหรือหน่วยงานของประเทศนั้นให้ลงนามรับรองคำแปลได้โดยตรง ขณะที่ศูนย์แปลทั่วไปรับรองในนามนิติบุคคล ซึ่งบางสถานทูตไม่รับหากไม่มีชื่อผู้แปลในทะเบียน

สถานทูตหลายแห่งเผยแพร่รายชื่อผู้แปลที่ยอมรับบนเว็บไซต์ทางการหรือแจ้งเมื่อสอบถามฝ่ายกงสุล ควรตรวจรายชื่อฉบับล่าสุดก่อนสั่งแปล เพราะรายชื่อมีการปรับปรุงเป็นระยะ

ขึ้นกับปลายทาง หากใช้ในประเทศของสถานทูตนั้น มักใช้คำรับรองของนักแปลสาบานตนร่วมกับการรับรองของสถานทูตได้ แต่หากนำกลับมาใช้ในไทย มักต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลเพิ่ม

ควรมีข้อความยืนยันว่าคำแปลถูกต้องครบถ้วนตรงตามต้นฉบับ ชื่อและคุณสมบัติผู้แปล คู่ภาษา วันที่ สถานที่ ลายมือชื่อ และตราประทับ พร้อมระบุจำนวนหน้าของคำแปลและต้นฉบับที่อ้างอิง

ควรใช้ฉบับคัดรับรองที่ออกใหม่จากหน่วยงานราชการ ไม่ใช่สำเนาถ่ายเอกสารเก่า เพราะสถานทูตปลายทางมักตรวจอายุเอกสารและตราประทับของหน่วยงานผู้ออกก่อนรับรองคำแปล

แนวปฏิบัติคือใช้ชื่อทางการภาษาอังกฤษที่หน่วยงานนั้นใช้เอง และใส่คำทับศัพท์ในวงเล็บเมื่อจำเป็น การแปลอิสระอาจทำให้ปลายทางไม่พบหน่วยงานในฐานข้อมูลและขอเอกสารเพิ่ม

ไม่จำเป็น ผู้แปลสามารถออกคำแปลฉบับปรับปรุงเฉพาะจุดที่ท้วงติงพร้อมลงวันที่ใหม่และตราประทับใหม่ แต่ต้องเก็บฉบับเดิมไว้อ้างอิงและยื่นฉบับล่าสุดเพียงฉบับเดียว

ไม่แนะนำ เพราะแต่ละสถานทูตกำหนดผู้แปลและรูปแบบคำรับรองต่างกัน อีกทั้งมักเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในสำนวน จึงควรเตรียมคำแปลแยกชุดตามจำนวนปลายทางที่จะยื่น