คำถามที่พบบ่อย — ตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกสำหรับองค์กร

ทำได้ในขอบเขตข้อมูลที่เปิดเผยได้ตามกฎหมาย เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคลและงบการเงินจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ข้อมูลคดีที่เปิดเผยได้ และการยืนยันเอกสารที่ผู้ถูกตรวจสอบยินยอมให้ตรวจ ทั้งหมดต้องอยู่ภายใต้ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

ไม่ได้ การเก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครหรือพนักงานต้องมีฐานทางกฎหมายรองรับและแจ้งวัตถุประสงค์ชัดเจน โดยทั่วไปใช้หนังสือยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร และผู้สมัครเป็นผู้ขอหนังสือรับรองความประพฤติด้วยตนเอง

อย่างน้อยควรดูสถานะนิติบุคคล ผู้มีอำนาจลงนามและข้อจำกัดอำนาจ ทุนจดทะเบียนและงบการเงินย้อนหลัง วัตถุประสงค์ที่ครอบคลุมงานที่จะทำ ใบอนุญาตเฉพาะทางที่จำเป็น และประวัติข้อพิพาทที่เปิดเผยได้

ตรวจจากทะเบียนบริษัทของประเทศนั้น และให้เอกสารผ่านการรับรองตามระบบของประเทศต้นทาง เช่น notarization และการรับรองโดยหน่วยงานที่มีอำนาจ ก่อนนำมาใช้ในไทยพร้อมคำแปลที่หน่วยงานไทยยอมรับ

รายงานเป็นการรวบรวมข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจ ไม่ใช่พยานหลักฐานสำเร็จรูป หากต้องใช้ในคดีต้องอ้างอิงเอกสารต้นฉบับจากหน่วยงานผู้ออกและอาจต้องมีพยานบุคคลประกอบ

ขึ้นกับจำนวนนิติบุคคล ประเทศที่เกี่ยวข้อง และความเร็วในการออกเอกสารของแต่ละทะเบียน เราแจ้งกรอบเวลาหลังทราบขอบเขตงานที่ชัดเจน และแยกส่วนที่ควบคุมได้ออกจากคิวของหน่วยงานเสมอ

เก็บเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันและตามกำหนดเก็บรักษาที่ระบุในสัญญา จากนั้นทำลายหรือส่งคืนตามที่ลูกค้ากำหนด และไม่นำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น

ช่วยรวบรวมและตรวจความครบถ้วนของเอกสารเพื่อประกอบกระบวนการ KYC ขององค์กรได้ แต่การประเมินความเสี่ยงและการตัดสินรับ-ไม่รับลูกค้า เป็นหน้าที่ตามกฎหมายขององค์กรผู้มีหน้าที่รายงานเอง

ต่างที่การยืนยันแหล่งที่มา ความครบถ้วนของเอกสารทางการ และการอ่านผลในเชิงกฎหมาย เช่น ข้อจำกัดอำนาจลงนามหรือวัตถุประสงค์ที่ไม่ครอบคลุม ซึ่งข้อมูลสรุปทางอินเทอร์เน็ตมักไม่แสดง

ระบุชื่อและเลขทะเบียนนิติบุคคลที่ต้องการตรวจ ประเทศที่เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์การใช้ผล และกำหนดเวลาที่ต้องใช้ พร้อมหนังสือยินยอมกรณีเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล

นายจ้างตรวจสอบได้เท่าที่จำเป็นต่อการพิจารณาความเหมาะสมของตำแหน่ง และต้องขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ข้อมูลอ่อนไหว เช่น ประวัติอาชญากรรม สุขภาพ ศาสนา ต้องมีฐานทางกฎหมายรองรับชัดเจน และเก็บเท่าที่จำเป็นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในนโยบายความเป็นส่วนตัว

กองทะเบียนประวัติอาชญากร สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ออกหนังสือรับรองความประพฤติให้เจ้าของประวัติ ผู้อื่นยื่นแทนได้เมื่อมีหนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบและผู้รับมอบ บริษัทจึงไม่สามารถยื่นในนามตนเองได้ แต่ช่วยจัดเตรียมเอกสารและเดินเรื่องแทนพนักงานภายใต้การมอบอำนาจได้

ชุดพื้นฐานประกอบด้วย หนังสือรับรองและวัตถุประสงค์จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) งบการเงินย้อนหลัง 3 ปี สถานะภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบอนุญาตเฉพาะทางที่เกี่ยวข้อง คดีความที่ค้นได้จากระบบศาล ภาระจำนอง/หลักประกันทางธุรกิจ และการตรวจสอบตัวบุคคลของกรรมการผู้มีอำนาจ

เริ่มจากคัดหนังสือรับรองฉบับล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เทียบเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักกับใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20 ตรวจที่ตั้งสำนักงานจริง ตรวจว่ากรรมการผู้ลงนามตรงกับผู้เจรจา และดูงบการเงินที่นำส่งล่าสุดว่ายังยื่นต่อเนื่องหรือหยุดยื่นมาหลายปี

ใช้ฐานข้อมูลสาธารณะ เช่น รายชื่อบุคคลที่ถูกกำหนดตามกฎหมายป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินของ ปปง. รายชื่อคว่ำบาตรของคณะมนตรีความมั่นคงแห่งสหประชาชาติ OFAC และ EU ประกอบกับการตรวจสื่อเชิงลบ ผลการตรวจเป็นข้อมูล ณ วันที่ตรวจ จึงควรตรวจซ้ำก่อนทำธุรกรรมสำคัญ

เอกสารราชการไทยที่จะใช้ต่างประเทศต้องแปลเป็นภาษาที่ปลายทางกำหนด แล้วรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล จากนั้นรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทาง ยกเว้นเมื่ออนุสัญญา Apostille มีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ซึ่งประเทศภาคีจะใช้ Apostille ขั้นตอนเดียว

ทำได้โดยขอหนังสือยืนยันจากสำนักทะเบียนของสถาบันโดยตรง หรือให้สถาบันส่งทรานสคริปต์ปิดผนึกถึงผู้ตรวจสอบ กรณีวุฒิต่างประเทศใช้บริการเทียบวุฒิ เช่น WES หรือ ECE ซึ่งจะติดต่อสถาบันต้นทางเอง การตรวจสอบต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของวุฒิก่อน

ข้อมูลเครดิตบุคคลและนิติบุคคลอยู่ในความดูแลของบริษัทข้อมูลเครดิตแห่งชาติ ซึ่งเปิดเผยได้เฉพาะแก่เจ้าของข้อมูลหรือสมาชิกที่มีฐานทางกฎหมาย บุคคลภายนอกจึงขอแทนไม่ได้ วิธีที่ใช้จริงคือขอให้คู่ค้าดึงรายงานของตนเองมาแสดงประกอบการเจรจา

ค้นจากระบบบริการข้อมูลคดีของศาลยุติธรรมและประกาศราชกิจจานุเบกษาเรื่องล้มละลาย/ฟื้นฟูกิจการ ข้อจำกัดคือฐานข้อมูลเปิดเผยไม่ครบทุกศาลและไม่ครอบคลุมคดีที่ยังไม่ประกาศ ผลค้นจึงเป็นการชี้เบาะแส ไม่ใช่ข้อยืนยันว่าไม่มีคดีใด ๆ

จัดทำเป็นรายงานสรุปพร้อมเอกสารต้นทางแนบท้าย ระบุแหล่งที่มา วันที่ดึงข้อมูล และข้อจำกัดของแต่ละแหล่ง ทั้งฉบับภาษาไทยและภาษาอังกฤษหากต้องส่งสำนักงานใหญ่ต่างประเทศ และแปล-รับรองเพิ่มได้เมื่อจะใช้ยื่นหน่วยงาน

งานที่พึ่งฐานข้อมูลออนไลน์ทราบผลได้เร็ว ส่วนงานที่ต้องคัดเอกสารจากหน่วยงานหรือรอหนังสือยืนยันจากสถาบันการศึกษาจะขึ้นกับคิวของหน่วยงานนั้น เราแจ้งกรอบเวลาจริงเมื่อทราบขอบเขตงานแล้ว

ต้องมีเอกสารยินยอมเป็นภาษาที่ผู้ถูกตรวจเข้าใจ ระบุวัตถุประสงค์ ขอบเขตข้อมูล ผู้รับข้อมูล และการโอนข้อมูลออกนอกประเทศ เพราะการส่งข้อมูลส่วนบุคคลไปต่างประเทศมีเงื่อนไขเฉพาะตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

โดยทั่วไปจะตรวจหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) หนังสือบริคณห์สนธิ ข้อบังคับบริษัท งบการเงินย้อนหลังอย่างน้อยสามปี สัญญาสำคัญ ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ คดีความที่ค้างอยู่ และภาระผูกพันด้านภาษีและแรงงาน เพื่อประเมินความเสี่ยงก่อนตัดสินใจลงทุน

เอกสารราชการไทยควรขอฉบับคัดรับรองใหม่จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แปลเป็นภาษาปลายทางโดยผู้แปลที่รับผิดชอบคำแปล แล้วให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) รับรอง ก่อนนำไปรับรองต่อที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามที่ผู้รับปลายทางกำหนด

ทำได้โดยมอบอำนาจให้ผู้แทนในไทยดำเนินการแทน หนังสือมอบอำนาจที่ลงนามในต่างประเทศควรผ่านการรับรองลายมือชื่อและรับรองตามระบบของประเทศนั้น จากนั้นจึงนำมาใช้ยื่นคัดเอกสารกับหน่วยงานไทย ทั้งนี้ข้อมูลบางส่วนเปิดเผยได้เฉพาะผู้มีส่วนได้เสียตามกฎหมาย

ควรใช้งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว เพราะเป็นฉบับที่ตรวจสอบย้อนกลับกับหน่วยงานราชการได้ หากใช้งบภายในที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบ ควรระบุสถานะให้ชัดในรายงานเพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด

หลักประกันทางธุรกิจตรวจได้จากระบบทะเบียนหลักประกันทางธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ส่วนจำนองอสังหาริมทรัพย์ตรวจได้ที่สำนักงานที่ดินที่ทรัพย์ตั้งอยู่ การตรวจทั้งสองระบบควบคู่กันช่วยให้เห็นภาระผูกพันที่อาจไม่ปรากฏในงบการเงิน

ควรจัดทำเป็นรายงานที่มีผู้จัดทำลงนามรับผิดชอบ แนบเอกสารอ้างอิงเป็นภาคผนวก และหากปลายทางต้องการหลักฐานยืนยันตัวผู้ลงนาม สามารถให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อรับรองการลงนามต่อหน้า แล้วนำไปรับรองต่อในสายทางการทูตตามข้อกำหนดของปลายทาง

สามารถสืบค้นข้อมูลคดีจากระบบของสำนักงานศาลยุติธรรมและตรวจสอบสถานะล้มละลายจากกรมบังคับคดี ควบคู่กับการขอคำรับรองจากผู้บริหารว่าไม่มีข้อพิพาทค้างอยู่นอกเหนือจากที่เปิดเผย ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติมาตรฐานในการทำรายงานความเสี่ยง

ควรครอบคลุมสัญญาจ้าง ข้อบังคับการทำงาน การขึ้นทะเบียนประกันสังคม การจ่ายค่าล่วงเวลา กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ใบอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติ และข้อพิพาทแรงงานที่ค้างอยู่ เพราะภาระเหล่านี้มักโอนติดไปกับกิจการหลังการเข้าซื้อ

ฝ่ายขายจัดทำรายงานเตรียมไว้ให้ผู้สนใจซื้อพิจารณา ช่วยควบคุมข้อมูลและร่นเวลา ส่วนฝ่ายซื้อจัดทำเพื่อตรวจสอบความเสี่ยงเอง ทั้งสองแบบควรระบุขอบเขต วันตัดข้อมูล และข้อจำกัดความรับผิดไว้ในรายงานให้ชัด

ควรปกปิดหรือลดทอนข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและลูกค้าเท่าที่ไม่จำเป็น กำหนดสิทธิเข้าถึงรายบุคคล บันทึกร่องรอยการเข้าดู และมีข้อตกลงรักษาความลับ เพื่อลดความเสี่ยงตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

โดยทั่วไปครอบคลุมโครงสร้างผู้ถือหุ้น สัญญาสำคัญ ใบอนุญาตประกอบกิจการ ข้อพิพาทและคดีความ ทรัพย์สินทางปัญญา แรงงาน และภาระผูกพันเหนือทรัพย์สิน โดยจัดลำดับความสำคัญตามลักษณะธุรกรรม

เช่น หนังสือรับรองและงบการเงินจากนายทะเบียน ข้อมูลเครื่องหมายการค้า การจดทะเบียนหลักประกันทางธุรกิจ และประกาศของหน่วยงานกำกับ ข้อมูลเหล่านี้ใช้ตั้งคำถามก่อนขอเอกสารภายในจากคู่ค้า

ควรทำก่อนรับเอกสารชุดแรก โดยระบุขอบเขตข้อมูล ผู้มีสิทธิเข้าถึง ระยะเวลาผูกพัน และวิธีทำลายหรือส่งคืนข้อมูลเมื่อจบโครงการ เพื่อคุ้มครองทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ

ประเด็นความเสี่ยงที่พบมักถูกแปลงเป็นเงื่อนไขบังคับก่อนปิดดีล ข้อรับรองและคำรับประกัน ข้อชดเชยเฉพาะเรื่อง หรือการปรับโครงสร้างราคา ซึ่งต้องเขียนให้เชื่อมโยงกับข้อค้นพบอย่างชัดเจน

ควรดูสัญญาจ้าง ข้อบังคับการทำงาน ทะเบียนลูกจ้าง การขึ้นทะเบียนประกันสังคม ใบอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติ และประวัติข้อพิพาทแรงงาน เพราะภาระเหล่านี้มักโอนไปยังผู้ซื้อกิจการ

ต้องดูว่าใบอนุญาตโอนได้หรือไม่ มีเงื่อนไขเรื่องผู้ถือหุ้นหรือกรรมการหรือไม่ และวันหมดอายุพร้อมประวัติการต่ออายุ เพราะการเปลี่ยนโครงสร้างอาจทำให้ต้องขออนุญาตใหม่ทั้งกระบวนการ

ต้องตรวจ เพราะธุรกิจบางประเภทมีข้อจำกัดสัดส่วนการถือหุ้นตามกฎหมาย หากโครงสร้างหลังธุรกรรมเกินเพดาน อาจต้องขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวหรือปรับโครงสร้างก่อนปิดดีล

ควรมีบทสรุปผู้บริหารที่จัดลำดับความเสี่ยงตามระดับผลกระทบ รายละเอียดข้อค้นพบพร้อมอ้างอิงเอกสาร และข้อเสนอแนะเชิงปฏิบัติ เพื่อให้ผู้ตัดสินใจใช้ประกอบการเจรจาได้ทันทีโดยไม่ต้องอ่านทั้งเล่ม