คำถามที่พบบ่อย — หนังสือรับรองความประพฤติสำหรับคนไทย

ออกโดยศูนย์บริการออกหนังสือรับรองความประพฤติ กองบัญชาการตำรวจสันติบาล สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ซึ่งเป็นหน่วยงานเดียวที่มีอำนาจออกเอกสารฉบับนี้สำหรับใช้ในต่างประเทศ ผู้ให้บริการเอกชนทำได้เพียงเตรียมเอกสาร ยื่นแทน และติดตามผลตามระเบียบเท่านั้น

ต้องมีแผ่นพิมพ์ลายนิ้วมือประกอบคำขอเสมอ ผู้ที่อยู่ในประเทศไทยพิมพ์ได้ที่สถานีตำรวจในพื้นที่หรือหน่วยงานที่ตำรวจกำหนด ส่วนผู้ที่อยู่ต่างประเทศพิมพ์ที่สถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลใหญ่ไทย หรือหน่วยงานตำรวจท้องถิ่นตามที่สถานทูตแนะนำ

ได้ โดยมอบอำนาจให้ผู้แทนในประเทศไทยยื่นแทน พร้อมหนังสือมอบอำนาจที่รับรองโดยสถานทูตไทยในประเทศที่พำนัก สำเนาหนังสือเดินทาง และแผ่นลายนิ้วมือที่ถูกต้องตามแบบที่ตำรวจกำหนด

เพราะหนังสือรับรองความประพฤติออกให้ตามวัตถุประสงค์และประเทศที่ระบุ หากเปลี่ยนประเทศหรือเปลี่ยนวัตถุประสงค์ หน่วยงานปลายทางมักขอฉบับใหม่ ควรยืนยันชื่อประเทศและเหตุผล เช่น ยื่นวีซ่า สมัครงาน สมรส ให้ตรงตั้งแต่ต้น

ตัวเอกสารไม่ได้กำหนดวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดว่าต้องออกไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือน แล้วแต่ประเทศ จึงควรตรวจเงื่อนไขของปลายทางก่อนยื่นขอ เพื่อไม่ต้องขอซ้ำ

ยื่นขอได้ ผลที่ออกจะสะท้อนข้อมูลตามฐานข้อมูลของตำรวจ กรณีคดีถึงที่สุดแล้วหรือมีคำสั่งไม่ฟ้อง ควรเตรียมคำพิพากษาหรือหนังสือของพนักงานอัยการไว้ประกอบ เพื่ออธิบายต่อหน่วยงานปลายทาง เราไม่สามารถและไม่รับดำเนินการใด ๆ ที่ทำให้ข้อมูลในระบบเปลี่ยนไปจากความจริง

ต้องแนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุล เช่น ใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อ ใบสำคัญการสมรส/หย่า เพื่อให้ตรวจสอบประวัติได้ครบทุกชื่อที่เคยใช้ หากไม่แนบ อาจถูกตีกลับหรือได้เอกสารที่ปลายทางไม่รับ

โดยทั่วไปหนังสือรับรองความประพฤติออกเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้ว หากปลายทางใช้ภาษาอื่นต้องแปลเพิ่ม และหลายประเทศขอให้ผ่านนิติกรณ์กรมการกงสุล และ/หรือสถานทูตปลายทางอีกชั้นหนึ่ง ควรยืนยันข้อกำหนดกับปลายทางก่อนเริ่ม

แจ้งจำนวนชุดที่ต้องการตั้งแต่ยื่นคำขอได้ ซึ่งสะดวกกว่าการมาขอใหม่ภายหลัง เพราะแต่ละครั้งต้องเริ่มกระบวนการตรวจสอบใหม่ทั้งหมด จำนวนชุดที่อนุญาตและค่าธรรมเนียมเป็นไปตามระเบียบของหน่วยงานผู้ออก

ตรวจความครบถ้วนของแบบคำขอและแผ่นลายนิ้วมือ จัดทำหนังสือมอบอำนาจ ยื่นและติดตามเรื่องแทน พร้อมต่อยอดงานแปลและงานรับรองนิติกรณ์/สถานทูตให้จบในสายเดียว แต่ผลการตรวจสอบและกรอบเวลาเป็นอำนาจของหน่วยงานราชการทั้งหมด

ยื่นที่ศูนย์บริการออกหนังสือรับรองความประพฤติ กองบัญชาการตำรวจสันติบาล สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ซึ่งเป็นหน่วยงานเดียวที่ออกเอกสารนี้ ผู้ให้บริการเอกชนทำได้เพียงช่วยเตรียมเอกสาร ยื่นแทนตามหนังสือมอบอำนาจ และดำเนินการแปล/รับรองต่อเนื่อง

ต้องพิมพ์ลายนิ้วมือบนแบบฟอร์มที่ตำรวจกำหนด โดยพิมพ์ที่สถานีตำรวจในประเทศไทย หรือที่สถานเอกอัครราชทูต/สถานกงสุลไทยหากอยู่ต่างประเทศ ขั้นตอนนี้แทนกันไม่ได้ ส่วนการยื่นแบบและติดตามผลมอบอำนาจให้ผู้อื่นทำแทนได้

พิมพ์ลายนิ้วมือกับหน่วยงานตำรวจท้องถิ่นหรือสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศที่พำนัก แล้วส่งชุดเอกสารพร้อมหนังสือมอบอำนาจกลับมาให้ผู้รับมอบอำนาจยื่นที่สันติบาล ควรเผื่อเวลาไปรษณีย์ระหว่างประเทศทั้งขาไปและขากลับ

โดยทั่วไปอยู่ในช่วงหลายสัปดาห์ ขึ้นกับปริมาณคำขอในแต่ละช่วงและความครบถ้วนของเอกสาร หากมีข้อมูลประวัติที่ต้องตรวจสอบเพิ่ม ระยะเวลาจะยาวกว่าปกติ เราแจ้งกรอบเวลาที่หน่วยงานประกาศ ณ วันรับงาน และไม่รับปากเกินกว่านั้น

ตัวเอกสารไม่ได้ระบุวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่กำหนดว่าต้องออกไม่เกิน 3–6 เดือนก่อนวันยื่น จึงควรตรวจเกณฑ์ของปลายทางก่อนเริ่มดำเนินการ เพื่อไม่ให้เอกสารหมดอายุระหว่างรอขั้นตอนแปลและรับรอง

สามารถระบุขอฉบับภาษาอังกฤษได้ตามแบบฟอร์มที่หน่วยงานกำหนด หากปลายทางต้องการภาษาอื่น เช่น เยอรมัน ฝรั่งเศส ญี่ปุ่น หรือจีน ต้องจัดทำคำแปลเพิ่มและผ่านการรับรองตามระบบที่ปลายทางยอมรับ

ผลการตรวจสอบเป็นไปตามฐานข้อมูลประวัติอาชญากรรมของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ หากมีรายการปรากฏ เอกสารจะแสดงตามข้อเท็จจริง เราไม่สามารถและไม่รับดำเนินการใด ๆ เพื่อเปลี่ยนแปลงผลการตรวจสอบ

ควรเตรียมคำพิพากษาหรือหนังสือรับรองคดีถึงที่สุดจากศาลไว้ประกอบ เพราะบางกรณีต้องยื่นเอกสารเพิ่มเพื่อประกอบการพิจารณา และปลายทางในต่างประเทศมักขอคำแปลของเอกสารศาลด้วย

ขึ้นกับปลายทาง ส่วนใหญ่ต้องนำไปรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ก่อน แล้วจึงไปสถานทูตปลายทาง เมื่ออนุสัญญา Apostille มีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ประเทศภาคีจะรับ Apostille แทนขั้นตอนสถานทูต

ตัวต้นฉบับมักออกให้ตามวัตถุประสงค์ที่ระบุ และหลายประเทศต้องการฉบับที่ผ่านการรับรองแยกกัน จึงควรแจ้งจำนวนประเทศปลายทางตั้งแต่ต้น เพื่อขอจำนวนฉบับให้พอและวางแผนขั้นตอนรับรองครั้งเดียว

ต้องแนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อ-สกุลทุกครั้ง เพื่อให้ชื่อในหนังสือรับรองเชื่อมโยงกับชื่อในหนังสือเดินทางได้ ชื่อสะกดไม่ตรงกันเป็นสาเหตุการตีกลับที่พบบ่อยที่สุดในขั้นตอนสถานทูต

ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ลงนามโดยเจ้าของประวัติ พร้อมสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของทั้งผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจ หากลงนามในต่างประเทศ ปลายทางมักขอให้รับรองลายมือชื่อก่อนส่งกลับมาใช้

ความเร็วขึ้นกับคิวและระเบียบของหน่วยงานราชการ ซึ่งเราไม่มีอำนาจเร่งได้ สิ่งที่ช่วยได้จริงคือการเตรียมเอกสารให้ครบถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก และดำเนินขั้นตอนแปล/รับรองคู่ขนานทันทีที่เอกสารออก

โดยทั่วไปต้องยื่นคำขอใหม่ รวมถึงพิมพ์ลายนิ้วมือใหม่ตามที่หน่วยงานกำหนด จึงแนะนำให้สแกนสำเนาเก็บไว้ และขอจำนวนฉบับให้เพียงพอตั้งแต่ครั้งแรก

ขอได้ เพราะเอกสารนี้เป็นการตรวจประวัติอาชญากรรม ไม่เกี่ยวกับประวัติการทำงาน เพียงแต่ต้องระบุวัตถุประสงค์การใช้งาน เช่น สมัครเรียนหรือขอวีซ่านักเรียน ให้ตรงกับที่ปลายทางกำหนด

ในบริบทไทย หนังสือรับรองความประพฤติ (Police Clearance Certificate) ออกโดยกองบัญชาการตำรวจสันติบาลเพื่อใช้ยื่นต่อหน่วยงานต่างประเทศ ส่วนการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมภายในประเทศเป็นการตรวจฐานข้อมูลของกองทะเบียนประวัติอาชญากรเพื่อประกอบการสมัครงานหรือขอใบอนุญาตในไทย ปลายทางแต่ละแห่งระบุชนิดเอกสารไม่เหมือนกัน ควรอ่านข้อกำหนดของผู้รับก่อนยื่นขอเสมอ

การบันทึกขึ้นอยู่กับผลคดีตามฐานข้อมูลของทางราชการ กรณีศาลยกฟ้องหรือคดีถึงที่สุดโดยไม่มีความผิด โดยหลักจะไม่ปรากฏเป็นประวัติการต้องโทษ แต่หากยังมีรายการค้างในฐานข้อมูล ผู้ขอสามารถยื่นคำร้องขอคัดแยกหรือขอแก้ไขพร้อมคำพิพากษาประกอบได้ เราช่วยจัดชุดเอกสารและคำแปลให้ครบถ้วน แต่ผลการพิจารณาเป็นดุลพินิจของหน่วยงาน

ต้องแนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุลทุกครั้งที่เปลี่ยน เช่น ใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อ ทะเบียนสมรส หรือทะเบียนหย่า เพื่อให้เชื่อมโยงตัวบุคคลได้ตลอดสาย หากปลายทางอยู่ต่างประเทศ เอกสารชุดนี้มักต้องแปลและผ่านการรับรองในสายเดียวกับหนังสือรับรองความประพฤติด้วย

ควรใช้พาสปอร์ตที่ยังมีอายุ เพราะเลขหนังสือเดินทางจะถูกพิมพ์ลงบนหนังสือรับรองความประพฤติ และหน่วยงานปลายทางมักตรวจสอบว่าเลขตรงกับเล่มที่ใช้ยื่นจริง หากเปลี่ยนเล่มระหว่างรอผล ควรแจ้งเจ้าหน้าที่ทันทีเพื่อพิจารณาว่าต้องแก้ไขข้อมูลหรือยื่นใหม่

ตามแนวปฏิบัติ หนึ่งคำขอจะออกให้หนึ่งฉบับตามวัตถุประสงค์ที่ระบุ หากต้องใช้หลายประเทศหรือหลายหน่วยงาน ควรระบุความต้องการตั้งแต่ต้นเพื่อพิจารณายื่นคำขอแยก และวางแผนทำสำเนารับรองสำหรับหน่วยงานที่ยอมรับสำเนา

หนังสือรับรองความประพฤติมักระบุประเทศหรือวัตถุประสงค์การใช้งาน หากระบุผิดจะถูกปฏิเสธที่ปลายทางและต้องยื่นคำขอใหม่ ซึ่งเสียเวลารอบใหม่ทั้งกระบวนการ จึงควรยืนยันชื่อประเทศและหน่วยงานผู้รับให้ตรงกับที่ปลายทางกำหนดก่อนยื่นทุกครั้ง

ส่วนใหญ่ต้องนำไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และหลายประเทศยังกำหนดให้ผ่านสถานทูตปลายทางอีกชั้น เมื่ออนุสัญญากรุงเฮกมีผลกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 การใช้ในประเทศภาคีจะเปลี่ยนไปใช้ Apostille แทนขั้นตอนสถานทูต

โดยทั่วไปเอกสารที่สันติบาลออกให้มีข้อความภาษาอังกฤษอยู่แล้ว จึงมักไม่ต้องแปลซ้ำ แต่หากปลายทางต้องการภาษาอื่น เช่น เยอรมัน ญี่ปุ่น หรือจีน ต้องแปลหลังได้ต้นฉบับ แล้วนำคำแปลเข้าสู่สายรับรองต่อ เพราะการแปลก่อนได้ต้นฉบับจริงจะทำให้ข้อมูลไม่ตรงกัน

ขั้นตอนพิมพ์ลายนิ้วมือทำที่สถานีตำรวจใกล้บ้านได้ ส่วนการยื่นแบบและรับผลสามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทนที่กรุงเทพฯ ได้ จึงไม่จำเป็นต้องเดินทางเอง เรามีสำนักงานที่ตั้งจริงในกรุงเทพฯ ขอนแก่น และอุดรธานี สำหรับรับส่งเอกสาร

ขึ้นอยู่กับปลายทาง บางประเทศยอมรับฉบับที่ออกให้ประเทศอื่นหากยังอยู่ในกรอบอายุที่กำหนด แต่หลายประเทศต้องการฉบับที่ระบุชื่อประเทศตนโดยตรง เพื่อลดความเสี่ยง ควรตรวจเงื่อนไขของแต่ละสถานทูตและวางแผนยื่นคำขอให้สอดคล้องกันตั้งแต่แรก