รับรองลายมือชื่อ Notary Public ต้องเตรียมอะไร?

หากคำสั่งของผู้รับระบุให้ลงนามต่อหน้า Notary ให้ส่งคำสั่งนั้นพร้อมแบบฟอร์มครบทุกหน้าแก่ทนาย การรับรองลายมือชื่อช่วยแสดงว่าใครลงนามและมีการตรวจสอบอย่างไร แต่ไม่ได้ยืนยันว่ายอดเงิน เงื่อนไขธุรกิจ หรือข้อความทุกประโยคเป็นข้อเท็จจริง หากต้องการให้ตรวจความเสี่ยงของสัญญาด้วย ควรแจ้งแยกจากงานรับรองเพื่อกำหนดขอบเขตให้ชัดเจน

กรณีหนังสือมอบอำนาจ ให้ตรวจชื่อผู้มอบและผู้รับมอบ งานที่อนุญาต ระยะเวลา และเงื่อนไขยกเลิกก่อนลงนาม ไม่ควรเซ็นเอกสารที่ยังเว้นช่องสำคัญหรือให้อำนาจกว้างกว่าที่ตั้งใจ หนังสือยินยอมเกี่ยวกับผู้เยาว์อาจต้องมีหลักฐานความสัมพันธ์หรืออำนาจปกครองตามที่ผู้รับกำหนด จึงไม่ควรใช้แบบฟอร์มทั่วไปแทนแบบที่หน่วยงานต้องการโดยไม่ตรวจสอบ

1. ขอชื่อหน่วยงาน ประเทศปลายทาง แบบฟอร์มล่าสุด และข้อความคำรับรองที่ต้องการ 2. ตรวจชื่อในเอกสารให้ตรงกับหลักฐานตัวตน หากสะกดต่างกันให้เตรียมหลักฐานเปลี่ยนชื่อหรือคำอธิบาย 3. ส่งร่างที่ยังไม่ลงนามเพื่อประเมินภาษา ผู้ลงนาม และเอกสารประกอบ 4. ยืนยันรูปแบบการพบและเอกสารตัวจริงที่ต้องนำมา 5. ลงนามเมื่อทนายตรวจครบ แล้วตรวจชื่อ วันที่ จำนวนหน้า และสิ่งแนบก่อนรับเอกสารกลับ

หากผู้ลงนามอ่านภาษาในแบบฟอร์มไม่ได้ ต้องแจ้งก่อนนัดหมายเพื่อพิจารณาคำแปลหรือการช่วยสื่อสารอย่างเหมาะสม ไม่ควรอาศัยคำอธิบายสั้น ๆ ของผู้รับมอบอำนาจแทนความเข้าใจของผู้ลงนามเอง กรณีมีผู้ลงนามหลายคน ให้ระบุว่าแต่ละคนลงนามในฐานะใดและผู้รับยอมให้รับรองแยกกันหรือไม่

พาสปอร์ตของกรรมการเพียงอย่างเดียวไม่ได้แสดงอำนาจผูกพันบริษัท ต้องตรวจหนังสือรับรองหรือทะเบียนบริษัท เงื่อนไขจำนวนกรรมการที่ต้องลงนาม และการใช้ตราประทับ หากผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการผู้มีอำนาจ อาจต้องมีหนังสือมอบอำนาจหรือมติที่เกี่ยวข้อง เอกสารบริษัทต่างประเทศต้องประเมินภาษาและหลักฐานอำนาจตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช้เกณฑ์อายุเอกสารเดียวกันกับทุกหน่วยงาน

ให้ผู้รับยืนยันก่อนว่าต้องการเพียงคำรับรองของทนาย หรือมีขั้นตอนกรมการกงสุลและสถานทูตเพิ่มเติม เอกสารราชการบางประเภทมีเส้นทางนิติกรณ์ของตนเอง ไม่จำเป็นต้องเริ่มที่ Notary ทุกกรณี อย่าสรุปว่าประเทศปลายทางเป็นสมาชิกอนุสัญญา Apostille แล้วเอกสารจากไทยทุกฉบับใช้ตรา Apostille ได้เมื่อระบบ Apostille ของไทยมีผล (28 ก.พ. 2570) และปลายทางยอมรับ ต้องตรวจสถานะที่มีผลจริงและชนิดเอกสารในวันที่ยื่น

ชื่อไม่ตรงกัน แบบฟอร์มไม่ครบ หนังสือมอบอำนาจมีช่องว่าง ผู้ลงนามไม่เข้าใจเนื้อหา หรือหลักฐานอำนาจบริษัทไม่ชัด เป็นเหตุให้ต้องแก้ก่อนรับรอง การส่งสแกนช่วยตรวจเบื้องต้นแต่ไม่แทนการตรวจตัวจริงหรือการลงนามต่อหน้าเมื่อจำเป็น ระยะเวลาขึ้นกับเอกสาร การนัดหมาย และหน่วยงานรับรองต่อเนื่อง จึงไม่ควรวางแผนเดินทางโดยถือว่าจะเสร็จวันเดียวแน่นอน