บริการตรวจประวัติอาชญากรรมสำหรับใช้ในประเทศไทย — ตรวจประวัติพนักงานก่อนรับเข้าทำงาน (Pre-Employment Screening)

ตามแนวปฏิบัติ หนึ่งคำขอจะออกให้หนึ่งฉบับตามวัตถุประสงค์ที่ระบุ หากต้องใช้หลายประเทศหรือหลายหน่วยงาน ควรระบุความต้องการตั้งแต่ต้นเพื่อพิจารณายื่นคำขอแยก และวางแผนทำสำเนารับรองสำหรับหน่วยงานที่ยอมรับสำเนา

หนังสือรับรองความประพฤติมักระบุประเทศหรือวัตถุประสงค์การใช้งาน หากระบุผิดจะถูกปฏิเสธที่ปลายทางและต้องยื่นคำขอใหม่ ซึ่งเสียเวลารอบใหม่ทั้งกระบวนการ จึงควรยืนยันชื่อประเทศและหน่วยงานผู้รับให้ตรงกับที่ปลายทางกำหนดก่อนยื่นทุกครั้ง

ส่วนใหญ่ต้องนำไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และหลายประเทศยังกำหนดให้ผ่านสถานทูตปลายทางอีกชั้น เมื่ออนุสัญญากรุงเฮกมีผลกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 การใช้ในประเทศภาคีจะเปลี่ยนไปใช้ Apostille แทนขั้นตอนสถานทูต

โดยทั่วไปเอกสารที่สันติบาลออกให้มีข้อความภาษาอังกฤษอยู่แล้ว จึงมักไม่ต้องแปลซ้ำ แต่หากปลายทางต้องการภาษาอื่น เช่น เยอรมัน ญี่ปุ่น หรือจีน ต้องแปลหลังได้ต้นฉบับ แล้วนำคำแปลเข้าสู่สายรับรองต่อ เพราะการแปลก่อนได้ต้นฉบับจริงจะทำให้ข้อมูลไม่ตรงกัน

ขั้นตอนพิมพ์ลายนิ้วมือทำที่สถานีตำรวจใกล้บ้านได้ ส่วนการยื่นแบบและรับผลสามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทนที่กรุงเทพฯ ได้ จึงไม่จำเป็นต้องเดินทางเอง เรามีสำนักงานที่ตั้งจริงในกรุงเทพฯ ขอนแก่น และอุดรธานี สำหรับรับส่งเอกสาร

ขึ้นอยู่กับปลายทาง บางประเทศยอมรับฉบับที่ออกให้ประเทศอื่นหากยังอยู่ในกรอบอายุที่กำหนด แต่หลายประเทศต้องการฉบับที่ระบุชื่อประเทศตนโดยตรง เพื่อลดความเสี่ยง ควรตรวจเงื่อนไขของแต่ละสถานทูตและวางแผนยื่นคำขอให้สอดคล้องกันตั้งแต่แรก

ต้องแจ้งชื่อเดิมทุกชื่อพร้อมแนบหลักฐานการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้การตรวจสอบครอบคลุมประวัติทั้งหมด หากไม่แจ้งครบ ผลที่ออกอาจไม่ครอบคลุมและถูกปลายทางตั้งข้อสงสัยภายหลัง

หน่วยงานปลายทางเป็นผู้กำหนดอายุที่ยอมรับ ซึ่งมักนับจากวันที่ออกเอกสาร จึงควรวางแผนให้ผลออกใกล้กับวันยื่นจริง เพื่อไม่ให้หมดอายุระหว่างรอขั้นตอนรับรองและแปล

ทำได้โดยพิมพ์ลายนิ้วมือกับหน่วยงานที่ประเทศนั้นยอมรับหรือที่สถานทูตไทย แล้วมอบอำนาจให้ผู้แทนยื่นในประเทศไทย พร้อมสำเนาหนังสือเดินทางที่ผ่านการรับรองตามที่กำหนด

การแสดงผลขึ้นกับหลักเกณฑ์ของหน่วยงานผู้ออกเอกสารและสถานะข้อมูลในระบบ หากผลไม่ตรงกับข้อเท็จจริง ผู้ยื่นสามารถขอตรวจสอบและยื่นคำร้องขอแก้ไขพร้อมคำพิพากษาประกอบได้

ควรขอตามที่ปลายทางกำหนด หากปลายทางใช้ภาษาอื่นควรขอฉบับภาษาอังกฤษเป็นฐานแล้วแปลต่อ เพราะการแปลจากฉบับภาษาอังกฤษมักลดความคลาดเคลื่อนของชื่อเฉพาะ

สามารถดำเนินการผ่านผู้รับมอบอำนาจในประเทศไทยได้ โดยต้องจัดชุดพิมพ์ลายนิ้วมือจากหน่วยงานที่ประเทศนั้นยอมรับ พร้อมหนังสือมอบอำนาจและสำเนาหนังสือเดินทางที่รับรองอย่างถูกต้อง

ผลจะระบุตัวบุคคลตามหลักฐานที่ยื่นและสถานะการพบหรือไม่พบข้อมูลประวัติในฐานข้อมูล โดยไม่ได้ให้รายละเอียดเชิงพรรณนาเกินกว่าที่ระเบียบกำหนด จึงควรตรวจว่าปลายทางต้องการรูปแบบใด

ต้องแนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อหรือสกุลทุกครั้งที่มีการเปลี่ยน เพื่อให้เชื่อมโยงตัวบุคคลได้ครบสายและป้องกันผลที่ไม่ครอบคลุมประวัติภายใต้ชื่อเดิม ซึ่งอาจทำให้ปลายทางไม่ยอมรับ

ขึ้นอยู่กับปลายทาง หลายประเทศยอมรับฉบับภาษาอังกฤษที่ออกให้โดยตรง ขณะที่บางแห่งขอฉบับภาษาไทยพร้อมคำแปลที่ผ่านการรับรอง จึงควรยืนยันรูปแบบก่อนเพื่อไม่ต้องยื่นซ้ำ

ชุดลายนิ้วมือที่เลือนหรือเปื้อนจะถูกตีกลับให้พิมพ์ใหม่ ทำให้เสียรอบเวลาทั้งกระบวนการ จึงควรพิมพ์กับเจ้าหน้าที่ที่ชำนาญ ใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน และตรวจความคมชัดก่อนออกจากจุดพิมพ์

หากต้องยื่นหลายหน่วยงานหรือหลายประเทศ ควรขอฉบับจริงหลายชุดตั้งแต่ต้น เพราะบางปลายทางเก็บต้นฉบับไว้ และการขอเพิ่มภายหลังต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด

ลำดับที่พบบ่อยคือแปลตามรูปแบบที่ปลายทางกำหนด นำไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล แล้วจึงยื่นสถานทูตของประเทศปลายทางหากยังกำหนดไว้ ควรตรวจลำดับก่อนเริ่มเพื่อลดการทำซ้ำ

ทำได้เมื่อปลายทางกำหนดให้ต้องมี โดยต้องมีผู้ปกครองตามกฎหมายให้ความยินยอมและแสดงเอกสารแสดงความสัมพันธ์ ทั้งนี้เงื่อนไขอายุขั้นต่ำเป็นไปตามที่หน่วยงานผู้ออกกำหนด

ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน เลขหนังสือเดินทาง และวันเดือนปีเกิด ต้องตรงกันทุกฉบับ ความไม่ตรงแม้เพียงตัวอักษรเดียวเป็นสาเหตุการตีกลับที่พบมากที่สุดในงานลักษณะนี้