Virtual Office ใช้จดบริษัทและจด VAT ได้จริงไหม ต้องเตรียมอะไร

1. Virtual Office คืออะไร ได้อะไรบ้าง

Virtual Office คือบริการที่ให้ธุรกิจใช้ที่อยู่ของอาคารสำนักงานเป็นที่ตั้งทางทะเบียน โดยไม่ต้องเช่าพื้นที่ทำงานประจำ บริการพื้นฐานมักประกอบด้วยเอกสารที่ตั้งสำหรับจดทะเบียน การรับจดหมายและพัสดุ และการแจ้งเมื่อมีเอกสารราชการเข้ามา บริการเสริมอาจมีการรับสาย ห้องประชุมรายชั่วโมง หรือโต๊ะทำงานชั่วคราว

สิ่งที่ Virtual Office ไม่ใช่: ไม่ใช่พื้นที่ทำงานประจำของพนักงาน ไม่ใช่ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ และไม่ได้ทำให้บริษัทผ่านการตรวจของหน่วยงานใดโดยอัตโนมัติ ความรับผิดชอบทางภาษีและบัญชียังเป็นของบริษัทเสมอ

2. เหมาะกับใคร ไม่เหมาะกับใคร

3. แนวทางตัดสินใจ

1. ธุรกิจต้องมีใบอนุญาตที่ผูกกับสถานที่ไหม? ถ้าใช่ ใช้สำนักงานจริง
2. ต้องขอ Work Permit ไหม? ถ้าใช่ ให้พิจารณา serviced office หรือโต๊ะประจำ
3. รายได้จะถึง 1.8 ล้านบาทต่อปีหรืออยากจด VAT ตั้งแต่แรกไหม? ถ้าใช่ เลือกผู้ให้บริการที่รองรับการตรวจสถานที่และติดป้ายได้ — ลองใช้ ตัวเช็กว่าต้องจด VAT หรือไม่
4. ถ้าไม่มีข้อใดข้างต้น Virtual Office มักคุ้มค่าและยืดหยุ่นที่สุด

อ่านเปรียบเทียบละเอียด: Virtual Office กับสำนักงานให้เช่าแบบพร้อมใช้

4. ตารางขั้นตอน

ประเมินระยะเวลาเบื้องต้นได้ที่ ตัวประเมินระยะเวลาจดบริษัท

5. รายการเอกสาร

• สัญญาเช่าหรือสัญญาให้ใช้สถานที่ ที่ระบุที่อยู่ครบถ้วนและระยะเวลาชัดเจน
• หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่เป็นที่ตั้งสำนักงาน ลงนามโดยเจ้าของหรือผู้มีอำนาจของอาคาร
• สำเนาทะเบียนบ้านของสถานที่ (หรือหนังสือรับรองของนิติบุคคลเจ้าของอาคาร)
• สำเนาบัตรประชาชน/พาสปอร์ตของผู้ให้ความยินยอม
• แผนที่ตั้งและรูปถ่ายภายนอก-ภายในที่เห็นป้ายชื่อบริษัท (ใช้ตอนจด VAT)
• เอกสารของบริษัท: หนังสือรับรอง บัตรกรรมการ และหนังสือมอบอำนาจถ้าให้ผู้อื่นยื่นแทน

สร้างรายการพร้อมพิมพ์ได้ที่ ตัวช่วยทำรายการเอกสาร

6. จด VAT: สิ่งที่เจ้าหน้าที่มักตรวจ

• ที่อยู่ในคำขอตรงกับทะเบียนบริษัทและทะเบียนอาคารทุกตัวอักษร
• มีป้ายชื่อบริษัทที่มองเห็นได้ ณ สถานที่
• มีผู้ที่ให้ข้อมูลได้เมื่อเจ้าหน้าที่มาตรวจ หรือทราบกำหนดนัด
• ลักษณะกิจการสอดคล้องกับสถานที่ เช่น ไม่ใช่ธุรกิจสต็อกสินค้าจำนวนมาก

หลังจด VAT บริษัทต้องออกใบกำกับภาษีและยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือนแม้ไม่มีรายได้ ควรวางระบบบัญชีตั้งแต่เดือนแรก ดู บริการสำนักงานบัญชี

7. วิธีเลือกผู้ให้บริการ

• ขอดูตัวอย่างหนังสือยินยอมและทะเบียนอาคารก่อนชำระเงิน
• ถามว่ารองรับการตรวจสถานที่ของสรรพากรและติดป้ายได้หรือไม่
• ตกลงวิธีและเวลาแจ้งจดหมายราชการเป็นลายลักษณ์อักษร
• ดูเงื่อนไขต่อสัญญาและการยกเลิก รวมถึงการย้ายที่ตั้งภายหลัง
• ระวังผู้ให้บริการที่ "รับประกันผล VAT" หรือเสนอหาผู้ถือหุ้นแทน

หลังจดบริษัทและจด VAT แล้ว ต้องทำอะไรต่อ

การใช้ Virtual Office ไม่ได้จบแค่วันที่ได้หนังสือรับรองบริษัทหรือใบ ภ.พ.20 บริษัทยังมีหน้าที่ต่อเนื่องที่ต้องทำให้ครบ ถ้าขาดข้อใด อาจถูกปรับหรือถูกเรียกตรวจได้ ตารางนี้สรุปหน้าที่หลักที่เจ้าของบริษัทมักลืม

ถ้าต้องการให้มีคนดูแลงานส่วนนี้ต่อ อ่าน คู่มือสำนักงานบัญชี เพื่อดูว่างานรายเดือนและรายปีมีอะไรบ้าง

ชาวต่างชาติใช้ Virtual Office จดบริษัทได้ไหม

ได้ แต่ต้องดูโครงสร้างผู้ถือหุ้นให้ถูกกฎหมายก่อน ธุรกิจบางประเภทเป็นธุรกิจที่กฎหมายว่าด้วยการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวจำกัดไว้ ถ้าคนต่างด้าวถือหุ้นเกินสัดส่วนที่กฎหมายกำหนด อาจต้องขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว หรือใช้สิทธิตามกฎหมายส่งเสริมการลงทุนหรือสนธิสัญญาที่เกี่ยวข้อง

เราไม่จัดหาผู้ถือหุ้นไทยเพื่อถือหุ้นแทน (nominee) เพราะเป็นการกระทำที่ผิดกฎหมาย และทำให้เจ้าของธุรกิจเสี่ยงทั้งทางแพ่งและทางอาญา ถ้าคุณเป็นชาวต่างชาติ ให้ปรึกษา ทนายความ เรื่องโครงสร้างที่ถูกต้องก่อนจดบริษัท

ส่วนเรื่องใบอนุญาตทำงาน โดยทั่วไปการขอใบอนุญาตทำงานมักต้องมีสถานที่ทำงานจริง การใช้ Virtual Office อย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ควรตรวจข้อกำหนดล่าสุดกับกรมการจัดหางานก่อนวางแผน

สัญญาณเตือนว่า Virtual Office อาจไม่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

• ธุรกิจต้องเก็บสินค้า มีหน้าร้าน หรือให้ลูกค้ามาหาเป็นประจำ
• ธุรกิจต้องขอใบอนุญาตเฉพาะที่ตรวจสถานที่จริง เช่น ร้านอาหาร สถานพยาบาล หรือโรงงาน
• ต้องการจ้างพนักงานหลายคนให้ทำงานที่ที่อยู่เดียวกับที่จดทะเบียน
• ธนาคารหรือคู่ค้ารายใหญ่กำหนดให้ตรวจสถานที่ประกอบการ

ถ้าตรงกับข้อใดข้อหนึ่ง ลองดู Virtual Office กับสำนักงานให้เช่าแบบพร้อมใช้ ต่างกันอย่างไร ก่อนตัดสินใจ

8. คำถามที่พบบ่อย