คำถามที่พบบ่อย — ตรวจสอบบัญชี

นิติบุคคลตามกฎหมายไทยโดยหลักต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงินก่อนนำส่ง แม้เป็นบริษัทขนาดเล็กหรือยังไม่มีรายได้ ห้างหุ้นส่วนขนาดเล็กบางประเภทมีข้อยกเว้นตามเงื่อนไขที่ประกาศกำหนด

ผู้ทำบัญชีบันทึกรายการและจัดทำงบ ส่วนผู้สอบบัญชีเป็นบุคคลภายนอกที่ตรวจสอบและแสดงความเห็นอย่างเป็นอิสระ กฎหมายห้ามให้บุคคลเดียวกันทำทั้งสองหน้าที่ในกิจการเดียวกัน เพราะจะขัดหลักความเป็นอิสระ

ขึ้นกับปริมาณรายการ ความครบถ้วนของเอกสาร และการตอบกลับหนังสือยืนยันยอดจากธนาคารและคู่ค้า กิจการที่ปิดบัญชีรายเดือนสม่ำเสมอจะปิดงบได้เร็วกว่ากิจการที่รวบรวมเอกสารทีเดียวปลายปีอย่างมีนัยสำคัญ

โดยทั่วไปมี ความเห็นอย่างไม่มีเงื่อนไข ความเห็นอย่างมีเงื่อนไข ความเห็นว่างบการเงินไม่ถูกต้อง และการไม่แสดงความเห็น ประเภทความเห็นมีผลต่อการขอสินเชื่อและการเข้าร่วมประมูล จึงควรแก้ไขประเด็นที่ผู้สอบทักท้วงตั้งแต่ระหว่างปี

การตรวจสอบบัญชีมุ่งแสดงความเห็นต่อความถูกต้องตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ส่วน due diligence มุ่งประเมินความเสี่ยงของธุรกรรม เช่น การซื้อกิจการ โดยดูภาระผูกพันแฝง คดีความ และคุณภาพของกำไร ขอบเขตกำหนดตามความต้องการของผู้ว่าจ้าง

บริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงินทุกรอบปีโดยไม่มีข้อยกเว้นเรื่องขนาด ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กมีเกณฑ์ยกเว้นตามที่กฎกระทรวงกำหนดโดยพิจารณาจากทุน สินทรัพย์ และรายได้ ควรตรวจเกณฑ์ปัจจุบันกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนสรุป

โดยทั่วไปขอสมุดบัญชีและงบทดลอง เอกสารรายได้-รายจ่ายพร้อมใบกำกับภาษี รายการเดินบัญชีธนาคารและหนังสือยืนยันยอดจากธนาคาร รายละเอียดลูกหนี้-เจ้าหนี้ สัญญาสำคัญ ทะเบียนทรัพย์สิน รายงานสินค้าคงเหลือ และรายงานการประชุม ยิ่งเอกสารครบตั้งแต่ต้น ยิ่งลดรายการปรับปรุงและข้อสังเกตในรายงาน

หมายความว่าผู้สอบบัญชีพบเรื่องที่กระทบต่องบการเงินอย่างมีสาระสำคัญแต่ไม่แพร่หลายทั้งฉบับ เช่น ตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือไม่ได้ หรือมีความไม่แน่นอนบางรายการ ผลคือธนาคารและคู่ค้ามักตั้งคำถามเพิ่ม แนวทางแก้คือปรับปรุงระบบเอกสารและการควบคุมภายในในรอบถัดไปเพื่อให้กลับเป็นความเห็นอย่างไม่มีเงื่อนไข

ควรปิดบัญชีให้ครบทุกเดือน กระทบยอดบัญชีธนาคาร ตรวจนับสินค้าคงเหลือ จัดเก็บสัญญาและเอกสารสำคัญให้ค้นได้ และเตรียมรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือ เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และทรัพย์สิน การเตรียมล่วงหน้าช่วยลดจำนวนประเด็นที่ผู้สอบบัญชีต้องขอเอกสารเพิ่ม

ไม่ได้ เพราะผู้สอบบัญชีต้องมีความเป็นอิสระจากผู้จัดทำบัญชีเพื่อให้ความเห็นได้อย่างเป็นกลาง หากใช้บริการทำบัญชีกับเรา การตรวจสอบจะดำเนินการโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตที่เป็นอิสระจากทีมผู้ทำบัญชี

ตามหลักเกณฑ์ทั่วไป งบการเงินต้องผ่านการอนุมัติในที่ประชุมผู้ถือหุ้นภายในสี่เดือนนับแต่วันสิ้นรอบปีบัญชี และนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากับกรมสรรพากรตามกำหนดของแต่ละหน่วยงาน การส่งล่าช้ามีบทปรับ จึงควรวางแผนปิดบัญชีล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งถึงสองเดือน

ต้องยื่น แม้เป็นบริษัทที่ยังไม่ประกอบกิจการหรือไม่มีรายได้ ก็ต้องจัดทำงบการเงินและนำส่งตามกำหนด รวมถึงยื่นแบบภาษีตามรอบ การละเลยด้วยเหตุผลว่ายังไม่มีรายได้เป็นสาเหตุที่พบบ่อยของค่าปรับสะสม

นิติบุคคลไทยทุกรายต้องจัดทำงบการเงินประจำปีและให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบก่อนนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรตามกำหนดเวลา แม้ปีนั้นจะไม่มีรายได้หรือยังไม่เริ่มดำเนินกิจการก็ยังต้องนำส่งงบเปล่าที่ผ่านการตรวจสอบเช่นกัน

งบเปล่าคืองบการเงินของบริษัทที่ยังไม่มีรายการค้าหรือมีรายการน้อยมากในรอบปีนั้น แต่ในทางกฎหมายยังถือเป็นงบการเงินที่ต้องผ่านการตรวจสอบและลงลายมือชื่อโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ก่อนนำส่งพร้อมแบบนำส่งงบและแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลตามรอบบัญชี

การนำส่งล่าช้าทำให้เกิดค่าปรับตามกฎหมายทั้งฝั่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร และอาจกระทบต่อการขอสินเชื่อ การต่อใบอนุญาต หรือการยื่นเอกสารต่อหน่วยงานต่างประเทศที่ขอดูงบย้อนหลัง จึงควรเริ่มปิดบัญชีล่วงหน้าอย่างน้อยสองถึงสามเดือนก่อนกำหนด

โดยทั่วไปได้แก่ สมุดบัญชีและงบทดลอง เอกสารรายรับรายจ่าย ใบกำกับภาษีซื้อขาย รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม สเตทเมนต์ธนาคารทุกบัญชี ทะเบียนทรัพย์สิน สัญญาสำคัญ รายงานการประชุม และหนังสือยืนยันยอดจากลูกหนี้เจ้าหนี้ ยิ่งเอกสารครบตั้งแต่ต้น การตรวจสอบยิ่งใช้เวลาน้อยลง

ปกติต้องแปลเป็นภาษาปลายทาง แล้วให้ผู้มีอำนาจหรือผู้แปลลงนามต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ จากนั้นจึงผ่านการรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามที่หน่วยงานผู้รับกำหนด ควรถามเงื่อนไขจากผู้รับก่อนเริ่มเพื่อไม่ต้องทำซ้ำ

ทำได้ โดยจัดทำฉบับแปลภาษาอังกฤษคู่กับฉบับภาษาไทยที่นำส่งราชการ ฉบับแปลใช้เพื่อการสื่อสารและการรายงานภายในกลุ่มบริษัท ส่วนฉบับที่มีผลทางกฎหมายในไทยยังคงเป็นฉบับภาษาไทยที่ผู้สอบบัญชีลงลายมือชื่อ

การตรวจสอบให้ความเชื่อมั่นในระดับสูงและมีการทดสอบหลักฐานอย่างละเอียด ส่วนการสอบทานให้ความเชื่อมั่นในระดับจำกัดโดยเน้นการสอบถามและวิเคราะห์เปรียบเทียบ สำหรับการนำส่งงบประจำปีของนิติบุคคลไทย กฎหมายกำหนดให้ใช้การตรวจสอบเท่านั้น

นอกจากงบการเงินประจำปี มักมีเงื่อนไขรายงานตามใบอนุญาต เช่น การรักษาสัดส่วนทุน การจ้างงานคนไทย หรือการรายงานความคืบหน้าโครงการ การวางระบบบัญชีให้สอดคล้องกับเงื่อนไขเหล่านี้ตั้งแต่ต้นปีจะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องการต่ออายุ

โดยหลักต้องเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี และในบางกรณีที่มีการตรวจสอบภาษีหรือข้อพิพาท ควรเก็บนานกว่านั้น การจัดเก็บสำเนาดิจิทัลควบคู่กับต้นฉบับช่วยให้ค้นหาได้เร็วเมื่อถูกขอตรวจ

ใช้ได้และมักถูกขอควบคู่กับหนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และเอกสารภาษี โดยสถานทูตหลายแห่งขอฉบับที่ผ่านการตรวจสอบและมีคำแปลรับรอง จึงควรเตรียมชุดแปลและการรับรองล่วงหน้าเพราะขั้นตอนกงสุลต้องใช้เวลาทำการ

ความเห็นแบบมีเงื่อนไขบ่งชี้ว่ามีเรื่องที่หลักฐานไม่เพียงพอหรือมีการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานบางประการ ซึ่งอาจทำให้ธนาคาร คู่ค้า หรือหน่วยงานต่างประเทศขอคำชี้แจงเพิ่ม การแก้ที่ต้นเหตุคือปรับปรุงเอกสารและระบบควบคุมภายในในรอบบัญชีถัดไป

เปลี่ยนได้แต่ต้องได้รับอนุมัติจากที่ประชุมและแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามขั้นตอน โดยรอบบัญชีช่วงเปลี่ยนผ่านจะสั้นหรือยาวกว่าปกติและต้องระบุให้ชัดในงบการเงิน ควรวางแผนร่วมกับผู้สอบบัญชีก่อนเพื่อไม่ให้กระทบกำหนดยื่นภาษี

ตราบใดที่นิติบุคคลยังไม่จดทะเบียนเลิกและชำระบัญชีเสร็จ หน้าที่จัดทำและนำส่งงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบยังคงอยู่ทุกปี หากไม่ประสงค์ดำเนินกิจการต่อจริง การเดินเรื่องเลิกบริษัทให้ถูกขั้นตอนมักคุ้มกว่าการปล่อยค้างจนเกิดค่าปรับสะสม

ปลายทางส่วนใหญ่ยอมรับคำแปลที่ผู้แปลลงนามรับรองความถูกต้องแล้วนำไปทำคำรับรองลายมือชื่อกับทนายผู้ทำคำรับรอง บางประเทศกำหนดผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนเฉพาะ จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับก่อนสั่งแปลทั้งชุด

การตรวจสอบภายในมุ่งประเมินระบบควบคุมและความเสี่ยงเพื่อผู้บริหารใช้ปรับปรุงงาน ส่วนการตรวจสอบงบการเงินโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตมุ่งแสดงความเห็นต่อความถูกต้องตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินเพื่อบุคคลภายนอก ทั้งสองเสริมกันแต่ทดแทนกันไม่ได้

รอบบัญชีแรกเริ่มนับจากวันจดทะเบียนและต้องไม่ยาวเกินสิบสองเดือน เมื่อครบรอบต้องปิดบัญชี ให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ อนุมัติงบในที่ประชุมผู้ถือหุ้น แล้วนำส่งตามกำหนด การวางผังบัญชีให้ถูกตั้งแต่เดือนแรกจะช่วยให้ปีแรกไม่ต้องย้อนแก้

ควรมีสัญญาหรือข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร หลักฐานการโอน และเอกสารพิสูจน์ว่ารายการมีเหตุผลทางธุรกิจและกำหนดราคาอย่างสมเหตุสมผล เพราะรายการระหว่างกันเป็นจุดที่ทั้งผู้สอบบัญชีและเจ้าหน้าที่ภาษีให้ความสนใจเป็นพิเศษ

ควรเผื่ออย่างน้อยหลายสัปดาห์ เพราะต้องรวมเวลาปิดบัญชี ตรวจสอบ อนุมัติงบ และหากผู้ว่าจ้างเป็นหน่วยงานต่างประเทศยังต้องเผื่อขั้นตอนแปลและการรับรองต่อเนื่อง การแจ้งกำหนดยื่นตั้งแต่ต้นช่วยให้จัดลำดับงานได้ทัน

นิติบุคคลที่จดทะเบียนในไทยโดยหลักต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงินประจำปีก่อนนำส่งหน่วยงาน แม้จะเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือยังไม่มีรายได้ ก็ยังอยู่ในข่ายหน้าที่นี้

กำหนดได้ตามข้อบังคับบริษัท โดยรอบปกติมีระยะเวลาสิบสองเดือน รอบแรกหลังจดทะเบียนอาจสั้นกว่าได้ การเปลี่ยนรอบบัญชีภายหลังต้องได้รับอนุมัติจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามระเบียบ

หมายถึงผู้สอบบัญชีพบเรื่องที่กระทบต่อความถูกต้องของงบในบางประเด็นแต่ไม่ถึงกับทำให้งบทั้งฉบับใช้ไม่ได้ ผู้อ่านงบควรพิจารณาวรรคที่อธิบายเหตุผลประกอบ เพราะมีผลต่อการประเมินความเสี่ยง

งบที่นำส่งหน่วยงานไทยจัดทำเป็นภาษาไทย หากผู้ถือหุ้นหรือธนาคารต่างประเทศขอ ควรจัดทำคำแปลภาษาอังกฤษที่ผู้แปลลงนามรับผิดชอบ และรับรองเพิ่มตามสายทางการทูตเมื่อผู้รับปลายทางกำหนด

โดยทั่วไปจะขอหนังสือยืนยันยอดจากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้รายสำคัญ และที่ปรึกษากฎหมายเรื่องคดีค้าง การตอบกลับล่าช้าเป็นสาเหตุที่ทำให้การปิดงบยืดออกไป จึงควรประสานล่วงหน้า

บริษัทจำกัดต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบภายในสี่เดือนนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี และนำส่งงบต่อหน่วยงานตามกำหนดถัดจากนั้น การพลาดกำหนดมีบทปรับตามกฎหมาย

บริษัททั่วไปไม่มีข้อจำกัดเข้มงวดเท่าบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ ซึ่งมีเกณฑ์หมุนเวียนผู้สอบบัญชีตามที่หน่วยงานกำกับกำหนด อย่างไรก็ดี การหมุนเวียนช่วยเพิ่มความเป็นอิสระของการตรวจสอบ

การตรวจสอบพิเศษมุ่งประเด็นเฉพาะ เช่น การทุจริต การประเมินมูลค่ากิจการ หรือเงื่อนไขตามสัญญาเงินกู้ ขอบเขตและผู้รับรายงานถูกกำหนดตามข้อตกลง ต่างจากงบประจำปีที่มีมาตรฐานและผู้ใช้งานทั่วไป

ควรเตรียมงบทดลอง ทะเบียนทรัพย์สิน รายละเอียดสินค้าคงเหลือ สัญญาสำคัญ เอกสารการกู้ยืม และรายชื่อบุคคลหรือกิจการที่เกี่ยวข้องกัน เพื่อให้ผู้สอบบัญชีวางแผนงานได้เร็วและลดคำขอเอกสารซ้ำ

ควรจัดทำบัญชีย้อนหลังจากเอกสารที่มีอยู่ ให้ผู้สอบบัญชีตรวจตามลำดับปี แล้วนำส่งพร้อมชำระค่าปรับตามกฎหมาย การเปิดเผยข้อเท็จจริงต่อหน่วยงานตั้งแต่ต้นมักช่วยให้กระบวนการแก้ไขราบรื่นกว่า