คำถามที่พบบ่อย — รับรองแบบ Apostille

Apostille คือใบรับรองรูปแบบเดียวตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ที่ทำให้เอกสารราชการของประเทศภาคีหนึ่งใช้ในอีกประเทศภาคีได้โดยไม่ต้องผ่านการรับรองซ้อนหลายชั้นที่สถานทูต

ไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญาแล้ว โดยอนุสัญญาจะเริ่มมีผลใช้บังคับกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2027 ก่อนวันดังกล่าว เอกสารไทยยังต้องใช้เส้นทางรับรองนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามเดิม

หากประเทศปลายทางเป็นภาคีและไม่ได้คัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทย โดยหลักจะจบที่ Apostille ใบเดียว แต่หากปลายทางไม่ใช่ภาคี ยังต้องใช้เส้นทางรับรองสถานทูตแบบเดิม

โดยหลักคือเอกสารราชการ เช่น ทะเบียนบ้าน สูติบัตร ทะเบียนสมรส หนังสือรับรองความประพฤติ และเอกสารเอกชนที่ผ่านการรับรองของเจ้าพนักงานหรือทนายผู้ทำคำรับรองจนกลายเป็นเอกสารที่มีลายมือชื่อทางการกำกับ

ไม่ Apostille รับรองเพียงความถูกต้องของลายมือชื่อ ตำแหน่งผู้ลงนาม และตราประทับบนเอกสารเท่านั้น ไม่ได้รับรองว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง

เอกสารที่ผ่านการรับรองครบตามเส้นทางเดิมยังใช้ได้ตามเงื่อนไขของผู้รับปลายทาง แต่หากปลายทางกำหนดอายุเอกสาร อาจต้องดำเนินการใหม่อยู่ดี จึงควรถามปลายทางก่อนทุกครั้ง

ขึ้นอยู่กับกำหนดใช้งานจริง หากต้องยื่นภายในปีนี้ต้องใช้เส้นทางปัจจุบัน หากกำหนดใช้งานอยู่หลังวันที่อนุสัญญามีผลและปลายทางเป็นภาคี การรอมักลดขั้นตอนและระยะเวลาลง

ปกติ Apostille ออกให้เอกสารต้นทาง ส่วนคำแปลจะยอมรับในรูปแบบใดขึ้นกับปลายทาง บางประเทศต้องการนักแปลสาบานตนในประเทศนั้น บางประเทศรับคำแปลที่รับรองจากต้นทาง

ยังมีหลายประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคี เช่น กลุ่มประเทศในตะวันออกกลางและแอฟริกาบางประเทศ รายชื่อภาคีเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจสอบจากเว็บไซต์ HCCH ก่อนวางแผนเอกสาร

กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นหน่วยงานที่ดูแลงานนิติกรณ์ของไทย และจะเป็นผู้รับผิดชอบการออกใบรับรองตามอนุสัญญาเมื่อมีผลใช้บังคับ

ยังไม่ได้ ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญา Apostille (HCCH 1961) จะมีผลบังคับใช้กับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้การรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามเดิม

สำหรับประเทศภาคีอนุสัญญาด้วยกัน เอกสารสาธารณะของไทยจะใช้ตราอพอสติลใบเดียวแทนการรับรองซ้อนที่สถานทูตปลายทาง ทำให้ลดขั้นตอนลงหนึ่งชั้น ส่วนเอกสารไปประเทศที่ไม่ใช่ภาคียังต้องรับรองสถานทูตตามเดิม

Apostille คือใบรับรองมาตรฐานเดียวที่ประเทศภาคียอมรับร่วมกัน ส่วน Legalization คือการรับรองต่อกันเป็นชั้น ๆ จากหน่วยงานภายในประเทศไปจนถึงสถานทูตของประเทศปลายทาง ใช้เวลาและขั้นตอนมากกว่า

โดยทั่วไปคือเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐ ศาล ทะเบียนราษฎร และเอกสารที่ผ่านการรับรองโดยผู้มีอำนาจตามกฎหมายภายใน เช่น คำรับรองของทนายผู้ทำคำรับรอง ส่วนเอกสารเอกชนล้วนต้องผ่านขั้นรับรองภายในก่อนจึงจะเข้าข่าย

เอกสารที่ผ่านการรับรองครบตามระบบเดิมและปลายทางรับไว้แล้ว ไม่ต้องทำใหม่ แต่หากยังไม่ได้ยื่นและปลายทางเปลี่ยนมาขออพอสติล อาจต้องดำเนินการตามระบบใหม่ ควรตรวจกับปลายทางใกล้ช่วงเปลี่ยนผ่าน

ก่อนวันที่อนุสัญญามีผลกับไทย หน่วยงานไทยยังยึดระบบรับรองเดิม คือรับรองโดยหน่วยงานต่างประเทศแล้วรับรองที่สถานทูตไทยในประเทศนั้น หรือรับรองที่สถานทูตของประเทศนั้นในไทยแล้วนำเข้ากรมการกงสุล จึงยังไม่ควรถืออพอสติลเพียงใบเดียวมาใช้

ตัวอพอสติลเป็นแบบฟอร์มมาตรฐานที่เข้าใจร่วมกัน แต่เนื้อหาเอกสารหลักมักต้องแปลเป็นภาษาราชการของปลายทาง และบางประเทศกำหนดให้แปลโดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียนในประเทศตน

รายชื่อภาคีเปลี่ยนแปลงได้เสมอ ปัจจุบันมีสมาชิกรวม 130 ราย ควรตรวจรายชื่อล่าสุดจากเว็บไซต์ HCCH ก่อนวางแผน เพราะบางประเทศแม้เป็นภาคีก็มีการคัดค้านระหว่างกันซึ่งทำให้ต้องกลับไปใช้ระบบรับรองสถานทูต

ตัวอพอสติลไม่กำหนดวันหมดอายุ แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดอายุของเอกสารต้นเรื่อง เช่น ทะเบียนราษฎรต้องออกไม่เกิน 3–6 เดือน จึงควรวางแผนเวลาให้สอดคล้อง

หน่วยงานผู้มีอำนาจ (Competent Authority) ที่รัฐบาลไทยแจ้งต่อ HCCH คือกระทรวงการต่างประเทศ โดยกรมการกงสุลเป็นผู้ดำเนินการ รายละเอียดขั้นตอนปฏิบัติจะประกาศก่อนวันมีผลบังคับ

ตรวจสอบว่าเอกสารต้นเรื่องเป็นฉบับล่าสุดและสะกดชื่อตรงหนังสือเดินทาง จัดเตรียมคำแปลไว้ล่วงหน้า และสอบถามปลายทางว่าเมื่อระบบใหม่เริ่มใช้จะยอมรับอพอสติลทันทีหรือขอช่วงเปลี่ยนผ่าน

e-Apostille คือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์พร้อมทะเบียนตรวจสอบออนไลน์ที่หลายประเทศใช้ควบคู่แบบกระดาษ สำหรับไทยต้องรอประกาศแนวปฏิบัติจากกรมการกงสุล จึงยังไม่ควรยืนยันกับปลายทางว่ามีให้บริการ

ต้องผ่านการรับรองต้นทางก่อน เช่น ให้สถานศึกษาออกฉบับจริงและรับรองผ่านหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนรับรองของกระทรวงการต่างประเทศ ปลายทางบางแห่งยังขอให้ส่งผลตรวจสอบวุฒิโดยตรงจากสถาบันด้วย

เพราะมีการคัดค้านการเข้าเป็นภาคีระหว่างกัน หรือหน่วยงานปลายทางเป็นเอกชนที่ตั้งเงื่อนไขเพิ่มเอง กรณีเช่นนี้ต้องทำตามเงื่อนไขของผู้รับเอกสารเป็นหลัก

ยึดหนังสือหรืออีเมลที่ปลายทางออกให้เป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ เพราะเงื่อนไขอาจเปลี่ยนรายหน่วยงาน เราจะปรับแผนดำเนินการตามเอกสารที่ปลายทางระบุ

เพราะอนุสัญญายังไม่มีผลกับไทยจนถึง 28 กุมภาพันธ์ 2570 การอ้างว่าออกอพอสติลไทยได้ก่อนหน้านั้นจึงไม่ถูกต้อง และอาจทำให้เอกสารถูกปฏิเสธที่ปลายทาง

Apostille คือใบรับรองมาตรฐานเดียวตามอนุสัญญากรุงเฮก ที่ทำให้เอกสารราชการใช้ข้ามประเทศภาคีได้โดยไม่ต้องผ่านการรับรองของสถานทูตปลายทางอีกชั้น ต่างจากระบบเดิมที่ต้องเดินเอกสารเป็นทอด ๆ จากกรมการกงสุลไปยังสถานทูตของประเทศผู้รับ

ประเทศไทยดำเนินการเข้าเป็นภาคีโดยมอบสัตยาบันเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนวันดังกล่าวยังต้องใช้ระบบรับรองแบบเดิมตามที่หน่วยงานกำหนด

ถ้าจำเป็นต้องใช้เอกสารก่อนวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ให้ดำเนินตามระบบเดิม คือรับรองที่กรมการกงสุลแล้วนำไปรับรองที่สถานทูตปลายทาง ส่วนงานที่ยังไม่เร่งด่วนและปลายทางเป็นประเทศภาคี อาจรอใช้ช่องทาง Apostille เพื่อลดขั้นตอน แต่ควรยืนยันกับหน่วยงานผู้รับก่อนตัดสินใจรอ

อนุสัญญาใช้กับเอกสารราชการเป็นหลัก โดยทั่วไปไม่ครอบคลุมเอกสารที่ออกโดยเจ้าหน้าที่ทางการทูตหรือกงสุล และเอกสารทางการค้าหรือศุลกากรบางประเภท เอกสารเอกชนต้องผ่านการรับรองให้กลายเป็นเอกสารที่มีลายมือชื่อรับรองอย่างเป็นทางการก่อน

ต้องให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อรับรองก่อน เพื่อให้มีลายมือชื่อของผู้มีอำนาจตามระบบที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ จากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนรับรองของหน่วยงานที่มีอำนาจออก Apostille ตามที่กำหนด

ตัวใบ Apostille ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานที่เข้าใจตรงกันระหว่างภาคี แต่เนื้อหาเอกสารหลักมักยังต้องแปลเป็นภาษาราชการของปลายทาง ควรถามหน่วยงานผู้รับว่าต้องแปลตัวใบรับรองด้วยหรือไม่ เพราะบางแห่งกำหนดให้แปลทั้งชุด

ต้องใช้เส้นทางเดิม คือรับรองคำแปลและลายมือชื่อที่กรมการกงสุล แล้วนำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นในประเทศไทย ตามลำดับที่สถานทูตแห่งนั้นกำหนด

ในระบบอนุสัญญา ประเทศภาคีอาจคัดค้านการภาคยานุวัติของรัฐใหม่ ซึ่งทำให้ช่องทาง Apostille ไม่ใช้ระหว่างสองประเทศนั้น ก่อนวางแผนเอกสารกับประเทศใดควรตรวจสถานะความสัมพันธ์ล่าสุดจากประกาศของกรมการกงสุลและเว็บไซต์ของอนุสัญญา

ตัวใบรับรองไม่ได้กำหนดวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานผู้รับมักกำหนดว่าเอกสารทั้งชุดต้องออกไม่เกินกี่เดือน จึงควรวางแผนให้การรับรองใกล้เคียงกับวันยื่นจริง

ใบรับรองจะมีหมายเลขกำกับและข้อมูลผู้ออก ซึ่งหน่วยงานปลายทางสามารถตรวจสอบย้อนกลับกับหน่วยงานผู้ออกได้ หลายประเทศเปิดระบบตรวจสอบออนไลน์ (e-Register) เพื่อยืนยันว่าหมายเลขนั้นมีอยู่จริง

Apostille คือใบรับรองมาตรฐานตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ที่หน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทางออกให้เพื่อยืนยันความถูกต้องของลายมือชื่อ ตำแหน่ง และตราประทับบนเอกสารราชการ เมื่อได้ Apostille แล้วประเทศภาคีปลายทางต้องยอมรับโดยไม่ต้องรับรองซ้ำที่สถานทูต ต่างจากระบบนิติกรณ์แบบเดิมที่ต้องรับรองสองชั้น คือ กรมการกงสุล แล้วตามด้วยสถานทูตปลายทาง

ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille แล้ว โดยอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 (ค.ศ. 2027) ก่อนวันดังกล่าวเอกสารไทยที่จะใช้ต่างประเทศยังต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองซ้ำที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางตามเดิม

ยังไม่ได้ เพราะอนุสัญญายังไม่มีผลกับไทยจนถึงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หากผู้รับปลายทางแจ้งว่า “ต้อง Apostille” ในช่วงนี้ แนวปฏิบัติคือใช้การรับรองนิติกรณ์จากกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล ตามด้วยการรับรองของสถานทูตปลายทาง ซึ่งเป็นกระบวนการที่ให้ผลเทียบเท่าและได้รับการยอมรับ

การรับรองที่ทำถูกต้องตามระบบเดิมยังคงสมบูรณ์ในตัวเอง แต่ผู้รับปลายทางหลายรายกำหนดอายุเอกสารรับรองไว้ เช่น ไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือน จึงควรตรวจข้อกำหนดอายุเอกสารของหน่วยงานปลายทางก่อนยื่นทุกครั้ง มากกว่ากังวลเรื่องระบบรับรองที่เปลี่ยน

อนุสัญญาครอบคลุมเอกสารราชการ ได้แก่ เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐหรือเจ้าพนักงาน เอกสารทางปกครอง เอกสารรับรองโดยโนตารี และคำรับรองที่ผนวกกับเอกสารเอกชน ส่วนเอกสารทางการทูต/กงสุล และเอกสารทางการค้าหรือศุลกากรบางประเภทไม่อยู่ในขอบเขต

ก่อนที่อนุสัญญาจะมีผลกับไทย หน่วยงานไทยส่วนใหญ่ยังขอให้เอกสารต่างประเทศผ่านการรับรองของสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้น หรือรับรองโดยสถานทูตของประเทศนั้นในไทย แล้วจึงแปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ควรสอบถามหน่วยงานผู้รับก่อนเสมอ

ตัวใบ Apostille เป็นแบบฟอร์มมาตรฐานที่มีหัวข้อภาษาฝรั่งเศสกำกับและประเทศภาคีเข้าใจตรงกัน แต่เนื้อหาของเอกสารหลักมักต้องแปลเป็นภาษาราชการของปลายทาง หลายประเทศกำหนดให้ผู้แปลต้องเป็นนักแปลที่ขึ้นทะเบียนหรือให้แปลในประเทศปลายทางเท่านั้น

ตัวใบ Apostille ไม่มีวันหมดอายุตามอนุสัญญา แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดว่าเอกสารต้องออกหรือรับรองภายในกี่เดือน เช่น ทะเบียนบ้าน ใบรับรองความประพฤติ หรือใบรับรองโสด มักถูกกำหนดอายุ 3–6 เดือน จึงควรวางแผนเวลารับรองให้ใกล้วันยื่นจริง

ต้องใช้กระบวนการรับรองแบบเต็ม คือ รับรองคำแปลและเอกสารที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล แล้วนำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นในประเทศไทย บางประเทศยังกำหนดให้รับรองซ้ำที่กระทรวงการต่างประเทศของตนเมื่อเอกสารไปถึง

อนุสัญญาเปิดช่องให้รัฐภาคีคัดค้านการเข้าเป็นภาคีของรัฐใหม่ได้ ผลคืออนุสัญญาจะไม่ใช้บังคับระหว่างสองประเทศนั้น และเอกสารระหว่างกันยังต้องใช้การรับรองแบบสถานทูตตามเดิม จึงควรตรวจสถานะรายประเทศจากเว็บไซต์ HCCH ก่อนวางแผนเอกสาร

ปริญญาบัตรและทรานสคริปต์ของสถาบันรัฐถือเป็นเอกสารราชการโดยตรง ส่วนของสถาบันเอกชนมักต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานกำกับหรือผ่านโนตารีก่อน ปัจจุบันขั้นตอนที่ใช้จริงคือให้สถาบันรับรองสำเนา แปล และรับรองที่กรมการกงสุล แล้วจึงรับรองสถานทูตปลายทาง

ชุดมาตรฐานคือ หนังสือรับรองบริษัท หนังสือบริคณห์สนธิ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และมติที่ประชุม โดยคัดฉบับล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แปลเป็นภาษาปลายทาง รับรองคำแปลที่กรมการกงสุล และรับรองต่อที่สถานทูตปลายทาง หลังปี 2570 ขั้นตอนสถานทูตจะถูกแทนที่ด้วย Apostille สำหรับประเทศภาคี

โดยหลักต้องใช้ต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองสำเนาถูกต้อง สำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเองมักไม่ได้รับการยอมรับ หากต้นฉบับสูญหาย ให้ขอคัดใหม่จากหน่วยงานผู้ออกก่อนเข้าสู่ขั้นตอนรับรอง

ได้ในหลายกรณี โดยมอบอำนาจให้ผู้ดำเนินการในไทยพร้อมหนังสือมอบอำนาจที่รับรองลายมือชื่อจากสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศที่ท่านอยู่ จากนั้นเอกสารที่รับรองเสร็จจะจัดส่งกลับตามที่อยู่ที่ระบุ ทั้งนี้บางขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดให้แสดงตนยังต้องมาด้วยตนเอง