คำถามที่พบบ่อย — รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุล

คือการที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองว่าลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารเป็นของเจ้าพนักงานผู้มีอำนาจจริง หรือรับรองคำแปลว่าตรงกับต้นฉบับ เพื่อให้เอกสารมีน้ำหนักเมื่อใช้ต่างประเทศ

ต้นฉบับเอกสารราชการที่ออกใหม่ตามที่กำหนด คำแปลที่ถูกต้องครบถ้วน สำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของเจ้าของเอกสาร และหนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรผู้รับมอบ หากไม่ได้ยื่นด้วยตนเอง

คำแปลสะกดชื่อไม่ตรงหนังสือเดินทาง แปลตกหล่นตราประทับหรือหมายเหตุท้ายเอกสาร ใช้สำเนาแทนต้นฉบับ และเอกสารทะเบียนราษฎรที่คัดไว้นานเกินกว่าที่กำหนด

ควรคัดรับรองสำเนาถูกต้องจากสำนักทะเบียนใหม่ก่อนยื่น เพราะหน่วยงานมักกำหนดให้เป็นฉบับที่ออกไม่นาน และต้องมีลายมือชื่อนายทะเบียนพร้อมตราประทับที่ตรวจสอบได้

ยื่นได้ แต่หากคำแปลไม่ตรงรูปแบบที่เจ้าหน้าที่ตรวจ จะถูกแก้และเสียเวลารอบใหม่ การใช้ผู้แปลที่คุ้นเคยกับรูปแบบนิติกรณ์ช่วยลดการตีกลับได้มาก

ยื่นได้ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล (แจ้งวัฒนะ) สำนักงานสาขาที่เปิดให้บริการ และช่องทางไปรษณีย์ตามเงื่อนไขที่กรมการกงสุลประกาศ ซึ่งแต่ละช่องทางมีกรอบเวลาต่างกัน

มอบอำนาจให้ผู้แทนในไทยดำเนินการแทนได้ โดยลงนามในหนังสือมอบอำนาจต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทย แล้วจัดส่งเอกสารกลับมาไทย

ตัวนิติกรณ์ไม่ระบุวันหมดอายุ แต่หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่กำหนดอายุเอกสาร 3–6 เดือน จึงควรวางแผนให้ใกล้กับวันยื่นจริง

ได้ เช่น หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องเป็นฉบับที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและมีอายุตามที่กำหนด พร้อมคำแปลที่ถูกต้อง

หากปลายทางไม่ใช่ประเทศภาคีอนุสัญญา หรือยังอยู่ก่อนวันที่ Apostille มีผลกับไทย ต้องนำเอกสารไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทางในไทยเป็นขั้นสุดท้าย

รับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับของผู้มีอำนาจที่ลงนามในเอกสาร ไม่ได้รับรองความจริงของเนื้อหา จึงเป็นเหตุผลที่เอกสารต้นเรื่องต้องออกโดยหน่วยงานที่มีอำนาจจริง

ยื่นแทนได้โดยมีหนังสือมอบอำนาจและสำเนาบัตรของผู้มอบอำนาจตามที่หน่วยงานกำหนด ส่วนกำหนดเวลาแล้วเสร็จเป็นไปตามประเภทบริการที่เลือก ไม่ได้ขึ้นกับว่าใครเป็นผู้ยื่น

สาเหตุที่พบบ่อยคือสำเนาไม่ชัด ต้นฉบับไม่ได้ออกโดยหน่วยงานที่มีอำนาจ คำแปลไม่ตรงกับต้นฉบับ สะกดชื่อไม่ตรงหนังสือเดินทาง หรือเอกสารถูกแก้ไขด้วยลายมือหลังออก

โดยทั่วไปต้องมีคำแปลที่ถูกต้องพร้อมกับต้นฉบับตั้งแต่ยื่น เพราะการรับรองจะครอบคลุมคำแปลด้วย การรับรองต้นฉบับก่อนแล้วค่อยแปลทีหลังมักทำให้ต้องยื่นซ้ำ

ควรขอฉบับที่ออกใหม่จากสำนักทะเบียนพร้อมรับรองสำเนาถูกต้องโดยนายทะเบียน ไม่ใช่สำเนาที่ถ่ายเอกสารเอง เพราะชั้นรับรองต้องตรวจสอบลายมือชื่อของนายทะเบียนได้

ได้ แต่ต้องผ่านขั้นตอนรับรองภายในก่อน เช่น ให้ทนายผู้ทำคำรับรองรับรองลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม เพื่อให้มีลายมือชื่อที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ในระบบ

มีช่องทางยื่นผ่านสำนักงานหนังสือเดินทางบางแห่งและทางไปรษณีย์ ซึ่งเงื่อนไขและระยะเวลาต่างจากการยื่นที่ส่วนกลาง ควรตรวจประกาศล่าสุดของกรมการกงสุลก่อนส่ง

ก่อนที่ระบบอพอสติลจะมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ประเทศปลายทางส่วนใหญ่ยังกำหนดให้นำเอกสารที่ผ่านกรมการกงสุลไปรับรองที่สถานทูตของตนอีกชั้นหนึ่ง

ปกติต้องรับรองที่หน่วยงานต่างประเทศต้นทางและสถานทูตไทยในประเทศนั้น หรือรับรองที่สถานทูตของประเทศนั้นในไทย แล้วนำมาแปลเป็นไทยและยื่นรับรองที่กรมการกงสุลก่อนใช้กับหน่วยงานไทย

ต้องยื่นรับรองใหม่ เพราะการถอดเย็บหรือทำให้ตราประทับคร่อมรอยต่อเสียหาย ทำให้ตรวจสอบความครบถ้วนของชุดเอกสารไม่ได้ และปลายทางมักปฏิเสธทันที

รับรองลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสาร หรือรับรองลายมือชื่อผู้แปลในกรณีคำแปล ไม่ได้รับรองว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง จึงเป็นการยืนยันความถูกต้องของสายการรับรอง ไม่ใช่ยืนยันเนื้อหา

โดยทั่วไปต้องมีต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง คำแปลที่จัดทำเรียบร้อย บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้ยื่น และหนังสือมอบอำนาจหากให้ผู้อื่นยื่นแทน รายละเอียดอาจต่างกันตามประเภทเอกสาร

ทำได้โดยมีหนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรของผู้มอบและผู้รับมอบ ผู้ให้บริการที่ยื่นแทนเป็นประจำจะทราบรูปแบบเอกสารที่หน่วยงานยอมรับ ซึ่งช่วยลดการต้องเดินทางกลับไปแก้ไข

หน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่กำหนดอายุเอกสารไว้ประมาณ 3–6 เดือน ถ้าฉบับที่มีอยู่เก่ากว่านั้นควรคัดใหม่ก่อน มิฉะนั้นอาจต้องทำคำแปลและรับรองใหม่ทั้งชุด ซึ่งเสียเวลามากกว่าการคัดเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น

หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และหนังสือบริคณห์สนธิ ต้องคัดรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าฉบับล่าสุด เพราะการรับรองอิงลายมือชื่อนายทะเบียน สำเนาที่บริษัทรับรองเองใช้ไม่ได้

ต่างที่ระยะเวลาที่หน่วยงานกำหนดและค่าธรรมเนียมราชการตามอัตราของหน่วยงานนั้น ทั้งสองแบบใช้เกณฑ์ตรวจเอกสารเดียวกัน ความเร่งด่วนจึงไม่ช่วยหากเอกสารยังไม่ครบหรือคำแปลผิด

คำแปลไม่ตรงต้นฉบับ ตกหล่นตราประทับหรือหมายเลขเอกสาร ใช้สำเนาที่ไม่ได้รับรองจากหน่วยงานผู้ออก ชื่อสะกดไม่ตรงหนังสือเดินทาง และเอกสารที่ออกเกินกำหนดอายุที่ปลายทางยอมรับ

รับรองคำแปลเอกสารไทยเป็นอังกฤษและอังกฤษเป็นไทย รับรองสำเนาเอกสารราชการไทย รับรองลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ และรับรองเอกสารที่ผ่านการรับรองจากสถานทูตต่างประเทศในไทย ทั้งนี้เป็นการรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตรา ไม่ใช่การรับรองเนื้อหา

ยื่นได้ที่กรมการกงสุล ถนนแจ้งวัฒนะ สำนักงานหนังสือเดินทางที่เปิดให้บริการนิติกรณ์ในบางจังหวัด และช่องทางไปรษณีย์ตามเงื่อนไขที่กรมการกงสุลประกาศ ควรตรวจประกาศล่าสุดเพราะจุดให้บริการและคิวเปลี่ยนแปลงได้

ลำดับปกติคือคัดเอกสารตัวจริงฉบับล่าสุด แปลให้ถูกต้องตามรูปแบบที่กรมการกงสุลยอมรับ แล้วยื่นต้นฉบับพร้อมคำแปลเข้ารับรองพร้อมกัน หากยื่นคำแปลโดยไม่มีต้นฉบับให้ตรวจ เจ้าหน้าที่จะไม่สามารถรับรองได้

สาเหตุที่พบบ่อยคือ สะกดชื่อไม่ตรงหนังสือเดินทาง แปลชื่อหน่วยงานไม่ตรงชื่อทางการ ตกเลขที่เอกสารหรือวันที่ รูปแบบตารางไม่ตรงต้นฉบับ และแปลตราประทับหรือข้อความท้ายเอกสารไม่ครบ การตรวจทานเทียบบรรทัดต่อบรรทัดก่อนยื่นช่วยลดการตีกลับได้มาก

ขึ้นกับข้อกำหนดของปลายทาง หากปลายทางเป็นหน่วยงานไทยหรือรับเพียงการรับรองของกรมการกงสุลก็จบขั้นตอน แต่หากใช้ในต่างประเทศส่วนใหญ่ยังต้องรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศนั้น จนกว่าอนุสัญญา Apostille จะมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570

เอกสารเอกชนต้องถูกทำให้ตรวจสอบได้ก่อน เช่น ให้ผู้มีอำนาจลงนามต่อหน้าผู้ทำคำรับรอง หรือให้หน่วยงานที่กำกับรับรองความถูกต้อง จากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนนิติกรณ์ได้ตามแนวปฏิบัติของกรมการกงสุล

ได้ โดยทั่วไปใช้หนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบและผู้รับมอบ และเจ้าหน้าที่อาจขอเอกสารเพิ่มตามลักษณะงาน ผู้ยื่นแทนไม่สามารถลงนามแทนในเอกสารที่ต้องลงนามเฉพาะตัวได้

กรมการกงสุลมีบริการแบบปกติและแบบด่วนตามประกาศของหน่วยงาน แต่คิวและรอบรับ-ส่งเปลี่ยนตามช่วงเวลาและปริมาณงาน เราจะแจ้งกรอบเวลาที่เป็นจริง ณ วันรับงาน และไม่รับปากเกินกว่ากรอบที่หน่วยงานกำหนดไว้